Expert en corpo, comment survivre aux campagnes de financement des OSBL ?

En tant qu’expert en voyages et événements corporatifs notre expertise se trouve parfois challengée par la nécessité de s’adapter au contexte et aux besoins spécifiques d’OSBL.

Afin de s’adapter au monde particulier des Organismes Sans But Lucratif, il y a certains points à prendre en considération.

En effet, depuis plusieurs années des OSBL, comme la Fondation des Enfants Diabétiques ou encore Procure, font confiance à Othentika pour organiser leurs événements de souscription au profit de la cause qu’ils défendent.  C’est une manière concrète de s’impliquer socialement pour des causes importantes, et pour soutenir la communauté.

 Voici donc quelques conseils afin d’adapter vos réflexes d’organisateur d’événements dans un contexte d’OSBL :

• Prendre connaissance de tous les acteurs de l’OSBL en question et savoir quelles ressources ils peuvent offrir. Les membres du conseil d’administration ou encore les présidents d’honneur des événements à organiser sont souvent des personnes clés dans la communauté, ou disposent d’un réseau important que vous ne devez pas négliger ou hésiter à solliciter.

• Bien définir avec votre client le budget alloué pour les dépenses : il est souvent réduit et doit être respecté. L’argent des OSBL est très contrôlé, et ce, à juste titre. Faites donc bien attention, car de l’argent provenant de dons ou de subventions publiques peuvent avoir des restrictions quant aux utilisations qui en sont faites.

• Négocier avec les fournisseurs en mettant en avant le but du projet, une commandite est parfois plus simple à obtenir qu’on ne le pense. Il sera facile pour un fournisseur d’offrir  un service  à prix réduit ou bien complètement gratuit, car il se sentira impliqué à sa façon. De plus, n’oubliez pas de mettre en avant certains aspects, comme la possibilité d’obtenir un reçu pour retour d’impôt, une bonne visibilité lors de l’événement, etc.

• Faire attention à la recherche de bénévoles si les ressources de l’OSBL ne suffisent pas et y penser suffisamment d’avance pour permettre le recrutement.  De nombreux organismes fournissent une aide pour trouver des bénévoles : Centr’aide, les Centres d’actions bénévoles de la ville ou de la région. Ne négligez pas non plus les associations de personnes âgées comme la FADOQ, ils ont du temps et l’envie de s’impliquer dans des actions.

• Prévoir des fiches explicatives et des descriptions de tâches pour tous, car en faisant appel à des bénévoles il faut penser que tous nos réflexes d’organisateurs ne sont pas évidents pour tout le monde. N’oubliez pas non plus que c’est par bonne volonté qu’ils viennent aider, vous ne pouvez donc pas les diriger comme des fournisseurs sous contrat. Un document écrit vous permet de justifier un cadre pour leur travail et de les réorienter dans la bonne attitude si besoin.

• Penser à faire appel aux services publics du lieu de l’événement  les collectivités publiques peuvent souvent fournir du matériel gratuitement (bloc de scène, barrières, tables et chaises, etc.) et fournir une aide précieuse.

• Ne pas oublier de remercier toutes les personnes qui se sont impliquées : elles auront souvent donné de leur temps, ou de leur argent pour la cause. Ne négligez jamais l’impact d’un courriel de remerciement auprès des gens qui vous ont aidés !

N’hésitez pas à partager ce billet et à nos faire part de vos propres expériences en terme de levées de fonds ! Nous n’hésiterons pas à intégrer vos commentaires et conseils dans un prochain billet.