Organisez un événement d’échange et interactif. Êtes-vous prêts?

Depuis quelques années, les médias sociaux sont omniprésents et le nerf de la guerre est d’offrir un contenu de qualité (« content is King »).

 

 

Cette priorité est déjà dépassée, maintenant c’est de favoriser les échanges, c’est le retour à la raison même des médias sociaux et comment nous les utilisons au quotidien.  Le contenu de qualité reste une composante clé qui est de plus en plus maîtrisée et qui ne faut pas mettre de côté pour autant.

Dans le monde de l’événement corporatif, les médias sociaux sont au cœur d’une vraie révolution dans notre façon de créer des expériences uniques et ce, avant, pendant et après. N’oublions pas que  les médias sociaux et l’événementiel servent les mêmes besoins humains primitifs inscrits dans nos gènes depuis la nuit des temps soit de se rencontrer (virtuellement ou en personne), d’échanger, de s’influencer, de partager, d’apprendre, de comprendre, de s’identifier à une communauté…

Pourquoi et comment les utiliser? Quelles sont les erreurs à ne pas faire? Voici quelques conseils pour faciliter leur intégration lors de l’organisation de votre prochain événement afin qu’ils deviennent un outil facilitant les échanges au lieu d’être juste un « gadget » branché.

Facebook, Twitter, Foursquare, Instagram, LinkedIn, Scoop.it Google +…  Vous les connaissez, car vous êtes vous-même utilisateur. Or, les utiliser dans un événement offre de nombreuses possibilités, mais attention tout de même à bien les intégrer dans sa stratégie événementielle ! Certes, ils permettent de favoriser les échanges avec et entre les participants, mais lequel ou lesquels vous devrez prioriser l’utilisation.  Car même s’ils sont gratuits, il est nécessaire d’y consacrer beaucoup de temps (soit de l’argent).  Voici quelques paramètres à prendre en considération dans votre réflexion :

  1. Quelle est la nature du message que vous désirez échanger ;
  2. Quels sont les types d’échanges que vous désirez provoquer (ex. : Twitter pour de courts  échanges dynamiques) ;
  3. Quel sera le médium que vos participants auront accès : ordinateur, tablette, ou d’un téléphone intelligent ;
  4. Quel est le profil de vos participants ;
  5. Quelle est l’implication que vous désirez susciter auprès des personnes qui ne seront pas présentes physiquement ;
  6. Comment utiliserez-vous les échanges et les contenus après l’événement.

Donc, avant de vous lancer dans la création d’une page Facebook à l’effigie de votre événement ou de créer un hastag dédié sur Twitter, identifier l’objectif que vous désirez atteindre avec ces échanges: est-ce de promouvoir votre événement? De recevoir l’avis de vos participants? De récolter leurs impressions en direct? Assurez-vous de bien identifier la ligne éditorialiste, quand commencer votre communication en ligne, la fréquence et le type d’échange que vous désirez susciter.

Pensez aussi à avoir un animateur / modérateur qui surveillera en permanence ce qui se passe en ligne, et pourra interagir avec les participants. La règle d’or est de ne rien laisser au hasard, et d’avoir en permanence une personne dédiée à cette tâche afin que vos participants puissent échanger.  Identifier les périodes de fortes affluences pour éviter un potentiel débordement et préparer à l’avance des actions à réaliser afin de stimuler les échanges lors d’une baisse d’activité.

Vérifier bien à l’avance la connexion WiFi du lieu de votre événement. Lors d’un événement, il est important de s’assurer de la bonne qualité de la connexion afin qu’elle ne se coupe pas sans prévenir, ou que le débit ralentisse en raison d’un trop grand nombre d’utilisateurs. L’idéal est de prévoir sa propre connexion internet dédiée.

Avant l’événement, les médias sociaux vous permettront de susciter l’intérêt de vos participants et de leur transmettre les informations importantes afin de les préparer. Sans leur dévoiler tout le contenu à l’avance pour garder un effet de surprise, il est possible de leur dévoiler des primeurs afin de susciter leurs intérêts.

Pendant votre événement, les médias sociaux vous donneront aussi l’opportunité de transmettre des informations importantes et pertinentes en temps réel, ainsi que du contenu (photos, vidéos) qui feront interagir vos participants et susciter des réactions en direct. Posez quelques questions régulièrement dans l’événement, vous aurez ainsi le pouls de vos participants en temps réel. Apportez votre contenu de manière à susciter des commentaires et leurs points de vue.

Après l’événement, faites le point ! Est-ce que les objectifs ont été atteints? Les réactions des participants sont-elles celles espérées? Pensez à bien analyser ce qui s’est dit afin de pouvoir rédiger un compte-rendu qui vous permettra de mesurer le ROI. N’oubliez pas également de remercier vos participants, et de continuer à alimenter régulièrement les échanges afin de maintenir votre communauté mobilisée à long terme !  Ainsi, lors de votre prochain événement vous aurez déjà une communauté engagée qui pourra faire rayonner de manière exponentielle votre événement auprès de leurs communautés respectives.

Alors, êtes-vous prêts? 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Comment annuler un événement déjà organisé?

Organisation-evenement-annuleEh oui, il arrive parfois qu’un événement soit annulé.  Cette situation est déplorable pour tout le monde que ce soit les participants, les clients, les organisateurs de l’événement et les fournisseurs.  Comment éviter les pièges et gérer cette situation de manière efficace.

 

Et surtout, comme d’habitude, garder votre calme!

Quelle que soit la raison de l’annulation de l’événement, car elles sont multiples : coupure de budget, gestion des perceptions (« si on réduit nos effectifs, nous ne pouvons pas nous permettre de conserver notre réunion de direction aux Iles Turquoises… »), fusion, acquisition, changement de direction … assurez-vous d’obtenir la décision officielle et écrite afin que vous puissiez enclencher le processus d’annulation. 

Faire un bilan à jour de la situation

Informez rapidement les fournisseurs que l’événement est annulé.  Plusieurs ententes importantes (les hôtels, par exemple) comportent des frais d’annulation qui varient en fonction des délais.  Plus le délai entre l’annulation et la date de l’événement est court et plus les frais d’annulation seront élevés. Donc, encore une fois le temps est de l’argent.

Reprenez chaque contrat signé afin d’identifier les engagements légaux en cas d’annulation ainsi que les dépôts réalisés et à venir. En réalisant un budget à jour avec les frais déjà encouru non remboursable ainsi que les frais à payer, vous permettra d’identifier l’ampleur des « dégâts » ainsi que les fournisseurs qui nécessiteront plus d’attention afin de trouver une entente acceptable pour tous.

Soyez créatif

Prenez le temps de partager le budget annulation auprès des décideurs, ainsi que de leur expliquer les distinctions entre certaines notions plus spécifiques à notre industrie par exemple : attritions vs dépôts vs frais d’annulation vs revenu anticipé.

Identifier les objectifs et les mettre en ordre d’importance.  Soyez créatif, gardez à l’esprit que, normalement, tout le monde désire trouver une entente qui protège les intérêts de leurs employeurs respectifs et aussi maintenir une relation commerciale favorable pour le futur.  Bien entendu, le premier objectif du client est de payer le moins de frais d’annulation possible. 

Soyez créatif, car plus vous aurez des options à présenter, plus vous nourrissez la discussion et offrez des alternatives à votre interlocuteur.   Par exemple,  même un simple crédit sur les frais d’annulation peut prendre différents formats qui auront des « valeurs » différentes pour les parties, voici quelques paramètres à prendre en considération lors de vos discussions :

  • La durée du crédit (12, 18, 36 mois …);
  • Valable sur un ou plusieurs évènements;
  • Valable dans n’importe quelle succursale;
  • Valable sur n’importe quel service de l’hôtel (traiteur, restauration, objet promotionnel…);
  • Valable à certaines dates (saison creuse…) ;

La préparation est importante avant d’entamer les discussions. Évaluées aussi, les options que vous pouvez offrir en contrepartie par exemple de confirmer l’événement pour l’année prochaine ou identifier d’autres départements qui prévoient organiser un événement…

Garder une attitude positive, collaboratrice et ouverte tout au long des discussions afin de trouver une situation acceptable pour tout le monde.  Éviter le piège du légal et permettez au fournisseur de démontrer leur désir de vous aider.  C’est dans de tels moments que vous pourrez constater l’importance de la relation que vous avez construite et que vous voudrez recommander et acheter leur service à nouveau.  Et c’est ainsi qu’ils auront eu le plus grand bénéfice!

N’oubliez pas les participants

N’oubliez pas nos « orphelins » de l’événement.  Lors de l’annonce de l’annulation de l’événement, expliquez les fondements de la décision et quel en sera l’impact.  Est-ce que des événements de plus petites envergures seront réalisés localement ou par vidéo-conférence ou des webinaires? Garder en tête les objectifs de la rencontre et quel serait le format le plus optimal pour les atteindre tout en respectant les contraintes… comme pour toute demande d’organisation d’événement.

Personne ne désire gérer des annulations d’événement, mais cela fait partie de notre travail et j’espère que vous serez ainsi mieux outillé si cela vous arrive.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Des évènements wow dans des hôtels tout aussi insolites !

Vous désirez organiser un événement dans un hôtel différent, que ce soit pour une réunion d’affaires ou bien même un voyage de mobilisation? Voici 4 hôtels qui feront rêver vos employés.

 

Hôtel sous-marin Poséidon aux îles Fidji www.poseidonresorts.com/poseidon_main.html

Jules Vernes aurait pu avoir sa suite dans cet hôtel sous la mer ! Pas à 20 000 lieux, mais tout de même, cet hôtel sous-marin sort tout droit de nos rêves marins les plus fous ! L’hôtel Poséidon vous accueille dans la mer, à une quinzaine de mètres de profondeur, tout prêt d’une petite île proche de Fidji. Il a fallu pas moins de 80 millions de dollars pour monter le premier, et le seul, complexe hôtelier 5 étoiles sous la mer.

Hôtel flottant en pleine forêt du nord Canada http://kingpacificlodge.com/

C’est un peu l’hôtel du bout du monde : la plus grande forêt pluviale située dans le Nord canadien, la Great Bear accueille sur un de ses rivages sur l’océan Pacifique, un éco lodge de luxe flottant : le King Pacific Lodge. Si vous aimez l’exclusivité du luxe et la nature, vous allez être servi. Il faut 2h30 d’hydravion pour accéder à cet hôtel barge de luxe. L’expression “perdu en pleine nature” prend tout son sens au King Lodge Pacific. Forêt protégée, l’océan Pacifique à vos pieds… une expérience nature unique!

Dormir dans un ballon dirigeable!  http://www.dezeen.com/2008/01/10/manned-cloud-by-jean-marie-massaud/

Qui n’a pas rêvé de voler? Rêver en volant, la tête dans les nuages, dans l’hôtel insolite “Manned Cloud”. Le projet futuriste d’installer un hôtel dans un ballon dirigeable n’est pas encore arrivé à son terme, mais l’idée suit son cours ! En effet, Jean Marie Massaud, célèbre architecte designer, à l’initiative du concept, travaille en partenariat avec l’ONERA (Centre français de la recherche aérospatiale) afin de lancer le “Manned Cloud”, véritable hôtel volant, en 2020.

Hôtel iPad à Londres http://www.the-berkeley.co.uk/

Le London’s Berkeley Hotel est peut-être l’hôtel le plus geek de Londres. En pleine folie iPad, l’hôtel anglais a bien senti le coup : il propose à tous ses clients de suite un iPad le temps du séjour. Avec l’iPad, l’hôtel propose ainsi tous les journaux, le top 5 des visites du moment à Londres spécialement créé par le concierge de l’hôtel, la grande classe !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser des évènements humanisant les corporations, est-ce possible?

Team Building-activité de consolidation d'équipeL’écart ne cesse d’augmenter entre les valeurs personnelles, surtout celles des nouvelles générations et celles « réellement » implantées dans les entreprises.  

Voici comment nous pouvons diminuer cet écart concrètement.

Je ne ferai pas le procès des valeurs corporatives qui ne cessent de s’effriter avec l’usure des trimestres et la pression constante des actionnaires à augmenter le rendement.  N’étant pas un Don Quichotte des temps modernes, je préfère organiser des moments magiques ou la corporation offre à ses employés et clients de vivre des émotions qui illustrent des valeurs nobles et communes telles que : l’implication, être authentique, le dépassement, la solidarité, l’atteinte d’objectifs communs, le partage, faire la différence…

Parfois ces moments arrivent de manières spontanées et inattendues en évènement  par exemple un dirigeant qui demande spontanément une guitare au concierge de l’hôtel pour chanter des chansons autour du feu sur la plage ou bien même un participant qui doit revenir à la maison de toute urgence et qui reçoit le support sincère de tous ses collègues!

Il est possible de planifier, d’organiser et de provoquer des activités de team building que les participantes pourront prendre conscience de la puissance du partage, de la gratification de s’impliquer pour contribuer au bien-être des autres.  

Que ce soit de  peindre le mur d’une école, d’assemblée des sacs pour des malades, courir pour une cause, servir des repas aux gens démunis, ce n’est pas les occasions qui manquent.  Toutefois, choisissez le contexte et la tâche à réaliser avec jugement.  L’intention n’est pas de choquer les participants, ni de les faire sentir coupable de leur style de vie ou bien même de les rendre inconfortables.

Une activité que j’affectionne particulièrement est celle de préparer des bicyclettes pour des enfants issus de milieux défavorisés.  C’est très simple, séparez les participants en petites équipes et donnez-leur une fiche qui indique le nom d’un enfant ainsi que ses intérêts (ex : Léa, 5 ans, elle aime les princesses…).  Demandez-leur de préparer une carte, d’assembler une bicyclette et de la personnaliser en fonction des intérêts de l’enfant, car nous irons leur remettre plus tard.  Toutefois, vers la fin de l’activité,  les portes s’ouvrent et les enfants entrent dans la salle pour recevoir leur bicyclette.  C’est un moment très émouvant, pour tout le monde, je vous le garantis.

Voici quelques conseils pour organiser une telle activité :

1-     Choisir une association et décider du budget alloué à l’évènement : organiser une telle activité  même à titre de bénévole engendre tout de même des dépenses. Vous devez prévoir des transferts des enfants et l’achat de matériel, que ce soit bicyclette, outils, casques, cadenas, et accessoires pour personnaliser la bicyclette.

2-     Assurez-vous d’obtenir une bonne collaboration avec l’association, car l’implication d’intervenant que les jeunes enfants connaissent favorise les déplacements, l’accueil et les faire patienter…   De plus, ce représentant de l’association apporte un sens à l’activité en expliquant aux participants la raison d’être de l’association et l’impact de leur geste auprès des enfants.

3-     Assurez-vous d’avoir un moins un professionnel en bicyclette qui s’assure qu’elles sont sécuritaires et bien ajustées à l’enfant.

4-     Immortalisez ces moments uniques : ce type d’activité de consolidation d’équipe offre à tous des moments d’émotions inoubliables. Imaginez les sourires et l’intensité des émotions ressenties par les enfants et les participants lorsque les portent s’ouvre. Des rires, des larmes, mais surtout de très bons moments que personne ne pourra oublier !

Ce type d’activité ne peut être qu’un franc succès, car il n’y a pas meilleure façon de sensibiliser et réunir une équipe que de les faire intervenir ensemble autour de sujets et thématiques sociales et humaines. Les possibilités qui s’offrent à vous lorsque vous décidez d’organiser un tel évènement sont multiples, dépendamment du message que vous souhaitez leur transmettre : nettoyer une plage pour sensibiliser à l’environnement, réhabiliter des patins à glace pour les offrir à des enfants et leur apprendre à patiner, réaménager un parc détruit après une catastrophe naturelle, c’est vous qui choisissez ! Peu importe votre décision, soyez sensible à  de l’impact émotif que cela créera au sein de votre équipe et dont ils se souviendront toujours. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser un voyage de mobilisation magique grâce aux trois paramètres essentiels

voyage de mobilisation, organisation évènements, othentikaLe voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise.

Privatisation d’hôtels à Paris, d’un tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, d’une suite présidentielle à San Francisco, de cours de salsa à Buenos Aires ou d’un Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour reconnaître vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés.

Alors, comment bien le planifier ?

Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget.

Si un de ces paramètres est contraint, les deux autres en seront impactés.

1. Délai : s’y prendre à l’avance

Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparer un brief précis afin de le présenter à une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation.

Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations et plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent.
Donc, plus vous serez en avance et plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leur tarif et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe plus de 12 mois à l’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible.

2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP

La valeur ajoutée d’une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants.

En effet, a partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et en groupe est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction…

La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…).

Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala… C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi.

3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions !

Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, survol du volcan Arenal au Costa Rica … Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants.

Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourritures…) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations…).

Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un évènement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba..). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé !

N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation !

Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Événements wow : des suggestions et idées de salles à privatiser

The Rubell Family Museum - Miami | Othentika

The Rubell Family Museum - Miami

Lorsque l’on organise un évènement, que ce soit un voyage de mobilisation ou une réunion d’affaires, la soirée de gala est l’un des moments clefs de l’agenda. Il vous faut alors trouver des endroits inusités qui sauront créer un effet de surprise et d’exclusivité pour vos participants !

 

Voici quelques suggestions de salles exceptionnelles que nous avons déjà privatisées à travers le monde :

  • États-Unis – San Francisco – Suite Penthouse du Fairmont

http://www.fairmont.com/san-francisco

http://www.allelementsdesign.com/FairmontSF_ebrochure/music/ebrochure.html

L’hôtel Fairmont de San Francisco est un des seuls bâtiments à avoir résisté au tremblement de terre de 1906.  Superbe édifice historique, il est situé sur les hauteurs de Nob Hill. La magnifique suite Penthouse comprend, entre autres, une salle à manger formelle, une bibliothèque spectaculaire, une salle de billard, une cuisine tout équipée ainsi qu’une terrasse qui offre un panorama sur San Francisco à couper le souffle. La suite Penthouse permet d’accueillir jusqu’à 100 invités. Un endroit à ne pas manquer !

  • France – Paris – Le Musée des Arts Forains

http://www.arts-forains.com/

Niché au cœur du quartier de Bercy à Paris, abrité dans la halle aux vins construite par un élève d’Eiffel, ce musée spectacle vivant est une gigantesque scène où vos participants seront acteurs de leurs propres rêves. Son créateur, Jean-Paul Favand, a rassemblé depuis 35 ans des milliers d’objets rares : pièces foraines anciennes, objets du spectacle (Théâtre, music-hall) et objets de curiosité. De plus, il n’est possible de le visiter que sur réservation, donc c’est un lieu tout à fait unique à Paris !

  • Mexique – Riviera Maya – le parc de Xcaret

http://www.xcaret.com

Xcaret est un parc immense situé au sud de Cancún. La particularité de cet endroit est le côté culturel que vous pouvez offrir à vos participants. Cocktail sur le terrain de pelote maya avec démonstration privée et banquet sous une palapa géante avec spectacle de danse traditionnelle. C’est un endroit vraiment magique et incontournable !

  • États-Unis – South Beach– Musée Rubell Family Collection

http://rfc.museum/about-us

Ce musée d’art contemporain privé possède une architecture unique et une qualité d’expositions reconnues dans le monde entier. Crée en 1993, la collection de la famille Rubell et la fondation d’Art Contemporain proposent une extraordinaire atmosphère pour tous vos évènements corporatifs. Il saura surprendre vos invités, c’est certain !

  • Jamaïque – Montego Bay – Rose Hall Great House

http://rosehall.com/explore/rose-hall-great-house.html?gclid=CO3Kt8zForUCFQqk4AodxUUAIw

Cette belle demeure géorgienne est un endroit célèbre en Jamaïque. Elle a été construite en 1770 par George Ash et porte le nom de sa femme, Rosa. À cette époque, cette maison des maîtres contrôlait des plantations de canne à sucre de la région. La légende veut qu’elle soit hantée. C’est un endroit superbe pour faire un banquet dans les jardins et surtout jouer avec son côté mystique … De quoi effrayer vos participants en leur offrant une fantastique soirée !

  • Autriche – Vienne – Le musée Kunsthistorisches

http://www.khm.at/nocache/en/explore/angebote/renting-the-museum/

Le Kunsthistorisches Museum (Musée de l’histoire de l’art) fut construit en 1891 non loin du Palais impérial afin d’accueillir les vastes collections de la famille régnante. Avec ses innombrables chefs-d’œuvre et sa collection de Bruegel, la première au monde, il compte aujourd’hui parmi les plus grands musées du monde. Il est possible de privatiser : l’entrée principale et la galerie des bustes antiques, la galerie du premier étage et l’escalier principal ainsi que le hall Cupola. Si vous louez en plus des costumes pour vos invités, votre soirée restera gravée dans leur mémoire pour toujours.

  • Afrique du Sud – Cap Town – la LandBank

http://www.amazingspaces.co.za/location.php?type=5&id=2885

Avec son plancher original en marqueterie, son style Art déco et ses hauts plafonds, cette ancienne banque des années 20 est un endroit parfait à Cap Town pour offrir à vos participants une soirée Art déco ou Gospel. 

En trouvant des salles uniques et possédant des décors naturels puissants, vous pouvez ainsi diminuer la décoration tout en stimulant votre imagination.

Partout où vous irez se cachent des trésors comme ceux là à privatiser pour votre événement, alors, à vos recherches afin de dénicher la perle rare !

 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organisateurs d’événements et DMC, ce que vous avez manqué au Salon HSB de Québec

 

Nous avons eu la chance de participer à la première édition du salon HBS qui s’est tenu du 10 au 13 février 2013 au centre des congrès de Québec. 

 

Destiné aux acteurs de l’industrie des réunions et des congrès, il a été spécialement conçu pour tous les planificateurs (indépendants/intermédiaires, corporatifs, associatifs, gouvernementaux) désirant organiser un événement au Canada, offrant donc des opportunités d’affaires inégalées ! Y étaient présents plus de 150 intervenants du milieu : des corporations (ex : 3M, BMO, Industrielle Alliance…),  des hôtels (ex : Fairmont, Westin, Delta, Hilton), les offices du tourisme de Montréal et de Québec, et nous !

Le salon permettait aux participants de rencontrer plusieurs joueurs clés de notre industrie lors de la foire touristique et la bourse commerciale.  De plus y étaient organisées des séances de formations ainsi qu’une tournée de familiarisation, favorisant la découverte et l’apprentissage des dernières tendances du marché canadien.

En effet, plusieurs formateurs ont partagé leur réflexion lors des conférences sur de nombreux sujets d’actualité dont voici quelques sujets qui ont marqué notre intérêt :

  1. L’écoresponsablité événementielle, présenté par Marie-Claude Dufour, demeure une préoccupation constante. Il est donc de notre devoir d’impliquer les décideurs dès le début de la conception de l’événement.
  2. Le « Cloud computing » présenté par Brigitte Cardinal, est en pleine effervescence et permet d’utiliser « à la demande » une multitude d’applications les unes plus pratiques que les autres, comme par exemple eBems, iCloud, Doodle ou encore Dropbox.
  3. L’impact des nouvelles générations sur l’industrie de l’événement, présenté par Doreen Ashton Wagne, recommande plusieurs approches afin de rejoindre davantage la génération Y : leur  demander leurs commentaires avant, pendant et après (questions sur Twitter au lieu d’un sondage formel, par exemple), de réaliser moins de présentations, mais  plus d’interactivité, de donner des résultats instantanés,  ou encore  la possibilité de transmettre facilement photos et vidéos.
  4. Les nouvelles technologies pour les événements, présenté par Philippe Dupont qui nous rappelle  en  15 points que la technologie permet d’ajouter un WOW aux événements que ce soit, par la 3D mapping, l’hologramme, la téléprésence, la RFID & NFC et bien entendu la réalité augmentée (http://www.youtube.com/watch?v=NmR_49_h6mc) .
  5. La créativité et les tendances, présentées par Véronique Hébert : en 2013, on parlera du vert émeraude, et de l’utilisation du rustique, grandes tendances de cette année.

Outre ces conférences, ce rendez-vous nous aura permis de constater à nouveau que les hôtels sont dans un cycle de rénovations de plus en plus court, au grand plaisir de nos clients. Nous désirons faire une mention spéciale pour le projet du Massif de Charlevoix (www.lemassif.com) initié par Monsieur Daniel Gauthier.  En effet, ce projet, se veut être un rendez-vous unique avec la culture, la créativité, l’innovation et l’imagination, développé de façon éco responsable, tout en stimulant l’économie de cette très belle région du Québec.

Le Salon HBS 2013 a permis de rejoindre des acteurs clés de notre industrie, tant au niveau national qu’international, favorisant ainsi la réception de groupe au Canada.  

Certains points devraient cependant être améliorés afin de favoriser les échanges, que ce soit d’organiser la bourse commerciale la première journée ou de transmettre l’horaire des rencontres individuelles à l’avance, par exemple. 

Nous tenons en conclusion à remercier et féliciter le comité organisateur pour leur initiative, et espérons qu’elle sera renouvelée en 2014. Si c’est le cas, nous serons présents !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


L’Afrique du Sud, une destination à ne pas manquer sous aucun prétexte !

Othentika - L'Afrique du sud, une destination à ne pas manquer !L’Afrique du Sud est un des pays qui possèdent le plus d’infrastructures hôtelières en Afrique australe. Elle offre un dépaysement total à vos participants car c’est une destination aux multiples facettes :

 

  • Découverte de la faune et la flore avec un safari;
  • Activités sportives d’aventure avec une plongée au milieu des requins blancs;
  • Visites culturelles avec les townships de Johannesburg;
  • Dégustation de vins et de produits régionaux;
  • Etc.

Les grandes villes offrent des hôtels haut de gamme avec notamment :

  • Le Westcliff, le Hyatt et le Radisson à Johannesburg;
  • Le Mount Nelson, le Taj et le One & Only à Cap Town.

Nous vous conseillons pour votre futur voyage de reconnaissance de jumeler à la fois une expérience ville et une expérience nature. Un safari est un incontournable dans cette région et vos participants seront déçus si vous n’en planifiez pas un. Le Park Kruger, même si très touristique, a des vols réguliers au départ de Johannesburg et Cap Town. Le Kapama ou le Sabi Sands Game Reserve peuvent accueillir jusqu’à 90 couples sans problème.

La soirée de bienvenue ou de gala peuvent se faire sous les étoiles avec des conteurs et des troupes de danse africaines. C’est une expérience pour le moins magique, surtout si vous décollez le lendemain en montgolfière pour admirer les éléphants vu du ciel !

Quand à Cap Town, c’est une ville qui offre tellement d’activités, des restaurants haut de gamme, de visites culturelles, de dégustation de vins, de venues salles ? extraordinaires que vos invités ne pourront avoir que le souffle coupé.

Alors, venez découvrir cette destination avec nous : nous vous promettons de faire vivre à vos participants la plus belle des aventures !

 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Cessez de dépenser, et commencez à investir !

Othentika | Le Planificateur

Othentika | Le Planificateur

En cette période d’austérité, nombreuses sont les entreprises à limiter leurs dépenses, à commencer par celles allouées aux événements, trop souvent perçues comme «futiles».

 

 

Erreur, car un événement bien organisé apporte une valeur nécessaire aux entreprises, surtout en période difficile !

Vous avez sûrement déjà entendu au détour d’un couloir un commentaire de la sorte : « Au lieu de dépenser pour cette soirée, ils auraient pu utiliser ce budget pour ne pas couper les postes de mes deux collègues. ». Même si nous constatons des améliorations constantes dans notre industrie d’organisation d’événements je remarque avec regrets que trop de clients décideurs (en l’occurrence, l’équipe de direction qui a comme responsabilité d’allouer les ressources afin d’assurer la croissance et la pérennité de l’entreprise) perçoivent les événements comme une commodité.

Or, la commodité est le pire des positionnements pour notre industrie, car, qui dit commodité dit absence de valeur ajoutée, donc une DÉPENSE. Une dépense qui doit être diminuée et même supprimée lorsque les entreprises mettent en place des mesures d’austérité. Cependant, une entreprise INVESTIT toujours lorsqu’ elle peut percevoir et mesurer que chaque dollars investit lui permet de créer de la richesse. Plus elle investit, plus elle crée de la richesse.

En tant que planificateur d’événement, il est de notre devoir de changer cette perception auprès de nos clients. À commencer par ne plus aborder les détails d’un événement d’emblée, mais en commençant par discuter de son objectif en s’alignant sur la stratégie de l’entreprise. En d’autres termes, parlons d’abord du « pourquoi », avant d’aborder le « comment » !

Pour apporter de la valeur ajoutée à une entreprise, il est nécessaire de comprendre ses différents enjeux, ses objectifs, sa culture, sa marque, ses priorités, et de savoir quelle différence apportera un événement dans ce contexte. Rien de nouveau, direz-vous ! Cependant, si chacun y était vigilant, les voyages et événements corporatifs deviendraient pour tous un investissement stratégique indispensable à la réalisation de leurs objectifs !
Voici donc quelques conseils pour devenir un investissement pour vos clients :

1- Soyez curieux et stratégique, en allant au-delà des objectifs de 1er niveau (mobiliser, reconnaître  synergiser et faire vivre la marque…) tout en les intégrant ! Demandez à l’équipe de direction quels sont leurs enjeux, désirs et visions, dans un monde parfait, qu’est-ce qui serait différent et vous serez surpris de constater ce qui les anime !

2- Soyez toujours aligné avec la stratégie définie au préalable : attention aux déviations d’objectifs fréquents, liés aux changements divers qui surgissent en cours de planification ! Assurez-vous de constamment vérifier que vos choix servent à atteindre l’objectif identifié au préalable.

3- Éliminez tout élément qui n’apporte pas la valeur ajoutée désirée !

4- La créativité est au service de l’objectif et non l’inverse.

5- Une personne bien renseignée est plus pertinente: expliquez l’objectif à vos collègues, fournisseurs, partenaires, ils pourront mieux vous conseiller et pourront eux aussi y apporter de la valeur.

Afin d’approfondir le sujet, vous retrouverez dans les prochains numéros une série d’articles illustrant dans différents contextes comment il est possible d’apporter de la valeur ajoutée grâce aux voyages et événements corporatifs !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Votre nouveau produit est un vrai « scoop » et ferait la une ? Présentez-le comme il se doit !

Othentika - Lancement de produit en studio TVVous voulez laisser une impression qui perdurera pour vos participants en leur offrant une expérience exclusive et hors du commun ? Avez-vous pensé à organiser votre lancement de produit en studio de télévision ?

 

En mode « talk-show » ou à la manière d’un journal d’information télévisé, vous aurez la certitude de laisser à vos auditeurs un souvenir inoubliable !

Othentika a été mandaté pour organiser un lancement de produit novateur et révolutionnaire pour le compte d’un client pharmaceutique national. Nous avons donc eu l’idée d’inviter leur public cible dans de vrais studios de télévision et de cinéma à travers le pays, pour une immersion complète et une expérience inattendue.

Afin de mener à bien ce lancement, voici 5 conseils imparables pour réaliser ce concept :

1-      Si vous prévoyez une tournée nationale, assurez-vous de ne couvrir que les villes majeures du pays avec ce concept. En effet, certaines villes plus petites ne possèdent qu’un seul studio pour les nouvelles locales qui sera utilisé plusieurs fois par jour. Ils refuseront donc de louer leur plateau.

2-      Plus votre studio sera reconnu, plus grand sera votre taux de participation et votre succès ! Nous vous recommandons de débuter par un cocktail, suivi par votre présentation de produit et d’une visite des plateaux afin de clore votre événement. Vos participants seront ravis d’avoir un accès en coulisse des studios de télévision et de voir l’envers du décor de leurs émissions favorites. De plus, ceci permet de maintenir un horaire strict puisqu’à la fin de la visite les gens sont escortés vers la sortie. 

3-      Une visite d’inspection est recommandée lorsqu’il s’agit de petits studios. Bien que le concept de location soit nouveau pour les studios, ils sont généralement très ouverts à l’idée et ouvrent facilement leurs portes. Commencez par contacter les studios les plus importants (CBC, Chorus, Radio-Canada, etc.) ceux-ci pourront vous offrir un service plus haut de gamme et professionnel. Gardez en tête que certains studios sont syndiqués, et que vous aurez à payer plus cher pour les services de l’équipe technique.

4-      Créez votre contenu dans le bon format. Vous allez sans doute désirer oublier le traditionnel PowerPoint diffusé sur un écran classique, au profit de l’équipement audiovisuel existant des studios. Vous aurez donc à créer votre présentation dans un format facilement adaptable en fonction de l’équipement disponible. Idéalement, pensez à une présentation flash qui sera compatible avec QuickTime, et adaptable à d’autres formats courants (DVD, Blu-Ray, ordinateur, etc.). Vous pouvez aussi créer de courts extraits vidéos, faisant office de support au discours du présentateur.

5-      Pensez au service d’un représentant local pour animer votre présentation et la rendre interactive. L’idéal est d’avoir un modérateur, qui va suivre votre lancement et pouvoir improviser sur le sujet, accompagné sur scène d’une personne connue par vos invités pour créer une interaction avec le public. Vérifiez que tous vos présentateurs soient bien à l’aise face à une caméra, que vous décidiez de filmer votre présentation ou de garder les caméras en décor, celles-ci peuvent facilement être intimidantes.

Les locations de plateaux sont idéales et très peu dispendieuses. Bien qu’elles prennent plus de temps à trouver vu la nouveauté du concept, celles-ci vous offrent un décor naturel ainsi que l’audiovisuel requis pour tous types de présentation. Le montage peut donc être fait le jour même à condition que vous ayez précommandé ce à quoi doit ressembler le studio. De plus, les studios ont l’habitude des demandes de dernière minute des agences de publicité et ils sont donc très efficaces dans le traitement des imprévus. Les guides sont généralement expérimentés et très intéressants.

L’emplacement saura intriguer votre auditoire qui voudra découvrir ce lieu unique et exclusif et ainsi obtenir un aperçu de l’arrière-scène. Fondamentalement, que de bons ingrédients pour faire un effet wow pour votre prochain lancement de produit ou pour vos présentations futures. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3