Comment annuler un événement déjà organisé?

Organisation-evenement-annuleEh oui, il arrive parfois qu’un événement soit annulé.  Cette situation est déplorable pour tout le monde que ce soit les participants, les clients, les organisateurs de l’événement et les fournisseurs.  Comment éviter les pièges et gérer cette situation de manière efficace.

 

Et surtout, comme d’habitude, garder votre calme!

Quelle que soit la raison de l’annulation de l’événement, car elles sont multiples : coupure de budget, gestion des perceptions (« si on réduit nos effectifs, nous ne pouvons pas nous permettre de conserver notre réunion de direction aux Iles Turquoises… »), fusion, acquisition, changement de direction … assurez-vous d’obtenir la décision officielle et écrite afin que vous puissiez enclencher le processus d’annulation. 

Faire un bilan à jour de la situation

Informez rapidement les fournisseurs que l’événement est annulé.  Plusieurs ententes importantes (les hôtels, par exemple) comportent des frais d’annulation qui varient en fonction des délais.  Plus le délai entre l’annulation et la date de l’événement est court et plus les frais d’annulation seront élevés. Donc, encore une fois le temps est de l’argent.

Reprenez chaque contrat signé afin d’identifier les engagements légaux en cas d’annulation ainsi que les dépôts réalisés et à venir. En réalisant un budget à jour avec les frais déjà encouru non remboursable ainsi que les frais à payer, vous permettra d’identifier l’ampleur des « dégâts » ainsi que les fournisseurs qui nécessiteront plus d’attention afin de trouver une entente acceptable pour tous.

Soyez créatif

Prenez le temps de partager le budget annulation auprès des décideurs, ainsi que de leur expliquer les distinctions entre certaines notions plus spécifiques à notre industrie par exemple : attritions vs dépôts vs frais d’annulation vs revenu anticipé.

Identifier les objectifs et les mettre en ordre d’importance.  Soyez créatif, gardez à l’esprit que, normalement, tout le monde désire trouver une entente qui protège les intérêts de leurs employeurs respectifs et aussi maintenir une relation commerciale favorable pour le futur.  Bien entendu, le premier objectif du client est de payer le moins de frais d’annulation possible. 

Soyez créatif, car plus vous aurez des options à présenter, plus vous nourrissez la discussion et offrez des alternatives à votre interlocuteur.   Par exemple,  même un simple crédit sur les frais d’annulation peut prendre différents formats qui auront des « valeurs » différentes pour les parties, voici quelques paramètres à prendre en considération lors de vos discussions :

  • La durée du crédit (12, 18, 36 mois …);
  • Valable sur un ou plusieurs évènements;
  • Valable dans n’importe quelle succursale;
  • Valable sur n’importe quel service de l’hôtel (traiteur, restauration, objet promotionnel…);
  • Valable à certaines dates (saison creuse…) ;

La préparation est importante avant d’entamer les discussions. Évaluées aussi, les options que vous pouvez offrir en contrepartie par exemple de confirmer l’événement pour l’année prochaine ou identifier d’autres départements qui prévoient organiser un événement…

Garder une attitude positive, collaboratrice et ouverte tout au long des discussions afin de trouver une situation acceptable pour tout le monde.  Éviter le piège du légal et permettez au fournisseur de démontrer leur désir de vous aider.  C’est dans de tels moments que vous pourrez constater l’importance de la relation que vous avez construite et que vous voudrez recommander et acheter leur service à nouveau.  Et c’est ainsi qu’ils auront eu le plus grand bénéfice!

N’oubliez pas les participants

N’oubliez pas nos « orphelins » de l’événement.  Lors de l’annonce de l’annulation de l’événement, expliquez les fondements de la décision et quel en sera l’impact.  Est-ce que des événements de plus petites envergures seront réalisés localement ou par vidéo-conférence ou des webinaires? Garder en tête les objectifs de la rencontre et quel serait le format le plus optimal pour les atteindre tout en respectant les contraintes… comme pour toute demande d’organisation d’événement.

Personne ne désire gérer des annulations d’événement, mais cela fait partie de notre travail et j’espère que vous serez ainsi mieux outillé si cela vous arrive.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


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