Organisez un événement d’échange et interactif. Êtes-vous prêts?

Depuis quelques années, les médias sociaux sont omniprésents et le nerf de la guerre est d’offrir un contenu de qualité (« content is King »).

Cette priorité est déjà dépassée, maintenant c’est de favoriser les échanges, c’est le retour à la raison même des médias sociaux et comment nous les utilisons au quotidien.  Le contenu de qualité reste une composante clé qui est de plus en plus maîtrisée et qui ne faut pas mettre de côté pour autant.

Dans le monde de l’événement corporatif, les médias sociaux sont au cœur d’une vraie révolution dans notre façon de créer des expériences uniques et ce, avant, pendant et après. N’oublions pas que  les médias sociaux et l’événementiel servent les mêmes besoins humains primitifs inscrits dans nos gènes depuis la nuit des temps soit de se rencontrer (virtuellement ou en personne), d’échanger, de s’influencer, de partager, d’apprendre, de comprendre, de s’identifier à une communauté…

Pourquoi et comment les utiliser? Quelles sont les erreurs à ne pas faire? Voici quelques conseils pour faciliter leur intégration lors de l’organisation de votre prochain événement afin qu’ils deviennent un outil facilitant les échanges au lieu d’être juste un « gadget » branché.

Facebook, Twitter, Foursquare, Instagram, LinkedIn, Scoop.it Google +…  Vous les connaissez, car vous êtes vous-même utilisateur. Or, les utiliser dans un événement offre de nombreuses possibilités, mais attention tout de même à bien les intégrer dans sa stratégie événementielle ! Certes, ils permettent de favoriser les échanges avec et entre les participants, mais lequel ou lesquels vous devrez prioriser l’utilisation.  Car même s’ils sont gratuits, il est nécessaire d’y consacrer beaucoup de temps (soit de l’argent).  Voici quelques paramètres à prendre en considération dans votre réflexion :

1. Quelle est la nature du message que vous désirez échanger ;
2. Quels sont les types d’échanges que vous désirez provoquer (ex. : Twitter pour de courts  échanges dynamiques) ;
3. Quel sera le médium que vos participants auront accès : ordinateur, tablette, ou d’un téléphone intelligent ;
4. Quel est le profil de vos participants ;
5. Quelle est l’implication que vous désirez susciter auprès des personnes qui ne seront pas présentes physiquement ;
6. Comment utiliserez-vous les échanges et les contenus après l’événement.

Donc, avant de vous lancer dans la création d’une page Facebook à l’effigie de votre événement ou de créer un hastag dédié sur Twitter, identifier l’objectif que vous désirez atteindre avec ces échanges: est-ce de promouvoir votre événement? De recevoir l’avis de vos participants? De récolter leurs impressions en direct? Assurez-vous de bien identifier la ligne éditorialiste, quand commencer votre communication en ligne, la fréquence et le type d’échange que vous désirez susciter.

Pensez aussi à avoir un animateur / modérateur qui surveillera en permanence ce qui se passe en ligne, et pourra interagir avec les participants. La règle d’or est de ne rien laisser au hasard, et d’avoir en permanence une personne dédiée à cette tâche afin que vos participants puissent échanger.  Identifier les périodes de fortes affluences pour éviter un potentiel débordement et préparer à l’avance des actions à réaliser afin de stimuler les échanges lors d’une baisse d’activité.

Vérifier bien à l’avance la connexion WiFi du lieu de votre événement. Lors d’un événement, il est important de s’assurer de la bonne qualité de la connexion afin qu’elle ne se coupe pas sans prévenir, ou que le débit ralentisse en raison d’un trop grand nombre d’utilisateurs. L’idéal est de prévoir sa propre connexion internet dédiée.

Avant l’événement, les médias sociaux vous permettront de susciter l’intérêt de vos participants et de leur transmettre les informations importantes afin de les préparer. Sans leur dévoiler tout le contenu à l’avance pour garder un effet de surprise, il est possible de leur dévoiler des primeurs afin de susciter leurs intérêts.

Pendant votre événement, les médias sociaux vous donneront aussi l’opportunité de transmettre des informations importantes et pertinentes en temps réel, ainsi que du contenu (photos, vidéos) qui feront interagir vos participants et susciter des réactions en direct. Posez quelques questions régulièrement dans l’événement, vous aurez ainsi le pouls de vos participants en temps réel. Apportez votre contenu de manière à susciter des commentaires et leurs points de vue.

Après l’événement, faites le point ! Est-ce que les objectifs ont été atteints? Les réactions des participants sont-elles celles espérées? Pensez à bien analyser ce qui s’est dit afin de pouvoir rédiger un compte-rendu qui vous permettra de mesurer le ROI. N’oubliez pas également de remercier vos participants, et de continuer à alimenter régulièrement les échanges afin de maintenir votre communauté mobilisée à long terme !  Ainsi, lors de votre prochain événement vous aurez déjà une communauté engagée qui pourra faire rayonner de manière exponentielle votre événement auprès de leurs communautés respectives.

Alors, êtes-vous prêts?