Comment annuler un événement déjà organisé?

Organisation-evenement-annuleEh oui, il arrive parfois qu’un événement soit annulé.  Cette situation est déplorable pour tout le monde que ce soit les participants, les clients, les organisateurs de l’événement et les fournisseurs.  Comment éviter les pièges et gérer cette situation de manière efficace.

 

Et surtout, comme d’habitude, garder votre calme!

Quelle que soit la raison de l’annulation de l’événement, car elles sont multiples : coupure de budget, gestion des perceptions (« si on réduit nos effectifs, nous ne pouvons pas nous permettre de conserver notre réunion de direction aux Iles Turquoises… »), fusion, acquisition, changement de direction … assurez-vous d’obtenir la décision officielle et écrite afin que vous puissiez enclencher le processus d’annulation. 

Faire un bilan à jour de la situation

Informez rapidement les fournisseurs que l’événement est annulé.  Plusieurs ententes importantes (les hôtels, par exemple) comportent des frais d’annulation qui varient en fonction des délais.  Plus le délai entre l’annulation et la date de l’événement est court et plus les frais d’annulation seront élevés. Donc, encore une fois le temps est de l’argent.

Reprenez chaque contrat signé afin d’identifier les engagements légaux en cas d’annulation ainsi que les dépôts réalisés et à venir. En réalisant un budget à jour avec les frais déjà encouru non remboursable ainsi que les frais à payer, vous permettra d’identifier l’ampleur des « dégâts » ainsi que les fournisseurs qui nécessiteront plus d’attention afin de trouver une entente acceptable pour tous.

Soyez créatif

Prenez le temps de partager le budget annulation auprès des décideurs, ainsi que de leur expliquer les distinctions entre certaines notions plus spécifiques à notre industrie par exemple : attritions vs dépôts vs frais d’annulation vs revenu anticipé.

Identifier les objectifs et les mettre en ordre d’importance.  Soyez créatif, gardez à l’esprit que, normalement, tout le monde désire trouver une entente qui protège les intérêts de leurs employeurs respectifs et aussi maintenir une relation commerciale favorable pour le futur.  Bien entendu, le premier objectif du client est de payer le moins de frais d’annulation possible. 

Soyez créatif, car plus vous aurez des options à présenter, plus vous nourrissez la discussion et offrez des alternatives à votre interlocuteur.   Par exemple,  même un simple crédit sur les frais d’annulation peut prendre différents formats qui auront des « valeurs » différentes pour les parties, voici quelques paramètres à prendre en considération lors de vos discussions :

  • La durée du crédit (12, 18, 36 mois …);
  • Valable sur un ou plusieurs évènements;
  • Valable dans n’importe quelle succursale;
  • Valable sur n’importe quel service de l’hôtel (traiteur, restauration, objet promotionnel…);
  • Valable à certaines dates (saison creuse…) ;

La préparation est importante avant d’entamer les discussions. Évaluées aussi, les options que vous pouvez offrir en contrepartie par exemple de confirmer l’événement pour l’année prochaine ou identifier d’autres départements qui prévoient organiser un événement…

Garder une attitude positive, collaboratrice et ouverte tout au long des discussions afin de trouver une situation acceptable pour tout le monde.  Éviter le piège du légal et permettez au fournisseur de démontrer leur désir de vous aider.  C’est dans de tels moments que vous pourrez constater l’importance de la relation que vous avez construite et que vous voudrez recommander et acheter leur service à nouveau.  Et c’est ainsi qu’ils auront eu le plus grand bénéfice!

N’oubliez pas les participants

N’oubliez pas nos « orphelins » de l’événement.  Lors de l’annonce de l’annulation de l’événement, expliquez les fondements de la décision et quel en sera l’impact.  Est-ce que des événements de plus petites envergures seront réalisés localement ou par vidéo-conférence ou des webinaires? Garder en tête les objectifs de la rencontre et quel serait le format le plus optimal pour les atteindre tout en respectant les contraintes… comme pour toute demande d’organisation d’événement.

Personne ne désire gérer des annulations d’événement, mais cela fait partie de notre travail et j’espère que vous serez ainsi mieux outillé si cela vous arrive.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Des évènements wow dans des hôtels tout aussi insolites !

Vous désirez organiser un événement dans un hôtel différent, que ce soit pour une réunion d’affaires ou bien même un voyage de mobilisation? Voici 4 hôtels qui feront rêver vos employés.

 

Hôtel sous-marin Poséidon aux îles Fidji www.poseidonresorts.com/poseidon_main.html

Jules Vernes aurait pu avoir sa suite dans cet hôtel sous la mer ! Pas à 20 000 lieux, mais tout de même, cet hôtel sous-marin sort tout droit de nos rêves marins les plus fous ! L’hôtel Poséidon vous accueille dans la mer, à une quinzaine de mètres de profondeur, tout prêt d’une petite île proche de Fidji. Il a fallu pas moins de 80 millions de dollars pour monter le premier, et le seul, complexe hôtelier 5 étoiles sous la mer.

Hôtel flottant en pleine forêt du nord Canada http://kingpacificlodge.com/

C’est un peu l’hôtel du bout du monde : la plus grande forêt pluviale située dans le Nord canadien, la Great Bear accueille sur un de ses rivages sur l’océan Pacifique, un éco lodge de luxe flottant : le King Pacific Lodge. Si vous aimez l’exclusivité du luxe et la nature, vous allez être servi. Il faut 2h30 d’hydravion pour accéder à cet hôtel barge de luxe. L’expression “perdu en pleine nature” prend tout son sens au King Lodge Pacific. Forêt protégée, l’océan Pacifique à vos pieds… une expérience nature unique!

Dormir dans un ballon dirigeable!  http://www.dezeen.com/2008/01/10/manned-cloud-by-jean-marie-massaud/

Qui n’a pas rêvé de voler? Rêver en volant, la tête dans les nuages, dans l’hôtel insolite “Manned Cloud”. Le projet futuriste d’installer un hôtel dans un ballon dirigeable n’est pas encore arrivé à son terme, mais l’idée suit son cours ! En effet, Jean Marie Massaud, célèbre architecte designer, à l’initiative du concept, travaille en partenariat avec l’ONERA (Centre français de la recherche aérospatiale) afin de lancer le “Manned Cloud”, véritable hôtel volant, en 2020.

Hôtel iPad à Londres http://www.the-berkeley.co.uk/

Le London’s Berkeley Hotel est peut-être l’hôtel le plus geek de Londres. En pleine folie iPad, l’hôtel anglais a bien senti le coup : il propose à tous ses clients de suite un iPad le temps du séjour. Avec l’iPad, l’hôtel propose ainsi tous les journaux, le top 5 des visites du moment à Londres spécialement créé par le concierge de l’hôtel, la grande classe !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser des évènements humanisant les corporations, est-ce possible?

Team Building-activité de consolidation d'équipeL’écart ne cesse d’augmenter entre les valeurs personnelles, surtout celles des nouvelles générations et celles « réellement » implantées dans les entreprises.  

Voici comment nous pouvons diminuer cet écart concrètement.

Je ne ferai pas le procès des valeurs corporatives qui ne cessent de s’effriter avec l’usure des trimestres et la pression constante des actionnaires à augmenter le rendement.  N’étant pas un Don Quichotte des temps modernes, je préfère organiser des moments magiques ou la corporation offre à ses employés et clients de vivre des émotions qui illustrent des valeurs nobles et communes telles que : l’implication, être authentique, le dépassement, la solidarité, l’atteinte d’objectifs communs, le partage, faire la différence…

Parfois ces moments arrivent de manières spontanées et inattendues en évènement  par exemple un dirigeant qui demande spontanément une guitare au concierge de l’hôtel pour chanter des chansons autour du feu sur la plage ou bien même un participant qui doit revenir à la maison de toute urgence et qui reçoit le support sincère de tous ses collègues!

Il est possible de planifier, d’organiser et de provoquer des activités de team building que les participantes pourront prendre conscience de la puissance du partage, de la gratification de s’impliquer pour contribuer au bien-être des autres.  

Que ce soit de  peindre le mur d’une école, d’assemblée des sacs pour des malades, courir pour une cause, servir des repas aux gens démunis, ce n’est pas les occasions qui manquent.  Toutefois, choisissez le contexte et la tâche à réaliser avec jugement.  L’intention n’est pas de choquer les participants, ni de les faire sentir coupable de leur style de vie ou bien même de les rendre inconfortables.

Une activité que j’affectionne particulièrement est celle de préparer des bicyclettes pour des enfants issus de milieux défavorisés.  C’est très simple, séparez les participants en petites équipes et donnez-leur une fiche qui indique le nom d’un enfant ainsi que ses intérêts (ex : Léa, 5 ans, elle aime les princesses…).  Demandez-leur de préparer une carte, d’assembler une bicyclette et de la personnaliser en fonction des intérêts de l’enfant, car nous irons leur remettre plus tard.  Toutefois, vers la fin de l’activité,  les portes s’ouvrent et les enfants entrent dans la salle pour recevoir leur bicyclette.  C’est un moment très émouvant, pour tout le monde, je vous le garantis.

Voici quelques conseils pour organiser une telle activité :

1-     Choisir une association et décider du budget alloué à l’évènement : organiser une telle activité  même à titre de bénévole engendre tout de même des dépenses. Vous devez prévoir des transferts des enfants et l’achat de matériel, que ce soit bicyclette, outils, casques, cadenas, et accessoires pour personnaliser la bicyclette.

2-     Assurez-vous d’obtenir une bonne collaboration avec l’association, car l’implication d’intervenant que les jeunes enfants connaissent favorise les déplacements, l’accueil et les faire patienter…   De plus, ce représentant de l’association apporte un sens à l’activité en expliquant aux participants la raison d’être de l’association et l’impact de leur geste auprès des enfants.

3-     Assurez-vous d’avoir un moins un professionnel en bicyclette qui s’assure qu’elles sont sécuritaires et bien ajustées à l’enfant.

4-     Immortalisez ces moments uniques : ce type d’activité de consolidation d’équipe offre à tous des moments d’émotions inoubliables. Imaginez les sourires et l’intensité des émotions ressenties par les enfants et les participants lorsque les portent s’ouvre. Des rires, des larmes, mais surtout de très bons moments que personne ne pourra oublier !

Ce type d’activité ne peut être qu’un franc succès, car il n’y a pas meilleure façon de sensibiliser et réunir une équipe que de les faire intervenir ensemble autour de sujets et thématiques sociales et humaines. Les possibilités qui s’offrent à vous lorsque vous décidez d’organiser un tel évènement sont multiples, dépendamment du message que vous souhaitez leur transmettre : nettoyer une plage pour sensibiliser à l’environnement, réhabiliter des patins à glace pour les offrir à des enfants et leur apprendre à patiner, réaménager un parc détruit après une catastrophe naturelle, c’est vous qui choisissez ! Peu importe votre décision, soyez sensible à  de l’impact émotif que cela créera au sein de votre équipe et dont ils se souviendront toujours. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser un voyage de mobilisation magique grâce aux trois paramètres essentiels

voyage de mobilisation, organisation évènements, othentikaLe voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise.

Privatisation d’hôtels à Paris, d’un tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, d’une suite présidentielle à San Francisco, de cours de salsa à Buenos Aires ou d’un Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour reconnaître vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés.

Alors, comment bien le planifier ?

Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget.

Si un de ces paramètres est contraint, les deux autres en seront impactés.

1. Délai : s’y prendre à l’avance

Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparer un brief précis afin de le présenter à une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation.

Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations et plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent.
Donc, plus vous serez en avance et plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leur tarif et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe plus de 12 mois à l’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible.

2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP

La valeur ajoutée d’une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants.

En effet, a partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et en groupe est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction…

La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…).

Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala… C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi.

3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions !

Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, survol du volcan Arenal au Costa Rica … Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants.

Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourritures…) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations…).

Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un évènement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba..). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé !

N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation !

Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Votre nouveau produit est un vrai « scoop » et ferait la une ? Présentez-le comme il se doit !

Othentika - Lancement de produit en studio TVVous voulez laisser une impression qui perdurera pour vos participants en leur offrant une expérience exclusive et hors du commun ? Avez-vous pensé à organiser votre lancement de produit en studio de télévision ?

 

En mode « talk-show » ou à la manière d’un journal d’information télévisé, vous aurez la certitude de laisser à vos auditeurs un souvenir inoubliable !

Othentika a été mandaté pour organiser un lancement de produit novateur et révolutionnaire pour le compte d’un client pharmaceutique national. Nous avons donc eu l’idée d’inviter leur public cible dans de vrais studios de télévision et de cinéma à travers le pays, pour une immersion complète et une expérience inattendue.

Afin de mener à bien ce lancement, voici 5 conseils imparables pour réaliser ce concept :

1-      Si vous prévoyez une tournée nationale, assurez-vous de ne couvrir que les villes majeures du pays avec ce concept. En effet, certaines villes plus petites ne possèdent qu’un seul studio pour les nouvelles locales qui sera utilisé plusieurs fois par jour. Ils refuseront donc de louer leur plateau.

2-      Plus votre studio sera reconnu, plus grand sera votre taux de participation et votre succès ! Nous vous recommandons de débuter par un cocktail, suivi par votre présentation de produit et d’une visite des plateaux afin de clore votre événement. Vos participants seront ravis d’avoir un accès en coulisse des studios de télévision et de voir l’envers du décor de leurs émissions favorites. De plus, ceci permet de maintenir un horaire strict puisqu’à la fin de la visite les gens sont escortés vers la sortie. 

3-      Une visite d’inspection est recommandée lorsqu’il s’agit de petits studios. Bien que le concept de location soit nouveau pour les studios, ils sont généralement très ouverts à l’idée et ouvrent facilement leurs portes. Commencez par contacter les studios les plus importants (CBC, Chorus, Radio-Canada, etc.) ceux-ci pourront vous offrir un service plus haut de gamme et professionnel. Gardez en tête que certains studios sont syndiqués, et que vous aurez à payer plus cher pour les services de l’équipe technique.

4-      Créez votre contenu dans le bon format. Vous allez sans doute désirer oublier le traditionnel PowerPoint diffusé sur un écran classique, au profit de l’équipement audiovisuel existant des studios. Vous aurez donc à créer votre présentation dans un format facilement adaptable en fonction de l’équipement disponible. Idéalement, pensez à une présentation flash qui sera compatible avec QuickTime, et adaptable à d’autres formats courants (DVD, Blu-Ray, ordinateur, etc.). Vous pouvez aussi créer de courts extraits vidéos, faisant office de support au discours du présentateur.

5-      Pensez au service d’un représentant local pour animer votre présentation et la rendre interactive. L’idéal est d’avoir un modérateur, qui va suivre votre lancement et pouvoir improviser sur le sujet, accompagné sur scène d’une personne connue par vos invités pour créer une interaction avec le public. Vérifiez que tous vos présentateurs soient bien à l’aise face à une caméra, que vous décidiez de filmer votre présentation ou de garder les caméras en décor, celles-ci peuvent facilement être intimidantes.

Les locations de plateaux sont idéales et très peu dispendieuses. Bien qu’elles prennent plus de temps à trouver vu la nouveauté du concept, celles-ci vous offrent un décor naturel ainsi que l’audiovisuel requis pour tous types de présentation. Le montage peut donc être fait le jour même à condition que vous ayez précommandé ce à quoi doit ressembler le studio. De plus, les studios ont l’habitude des demandes de dernière minute des agences de publicité et ils sont donc très efficaces dans le traitement des imprévus. Les guides sont généralement expérimentés et très intéressants.

L’emplacement saura intriguer votre auditoire qui voudra découvrir ce lieu unique et exclusif et ainsi obtenir un aperçu de l’arrière-scène. Fondamentalement, que de bons ingrédients pour faire un effet wow pour votre prochain lancement de produit ou pour vos présentations futures. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Hôtels insolites pour vos voyages de reconnaissance – 2e édition

Montréal | Village des Neiges - Othentika

Montréal | Village des Neiges - Othentika

Nous avons déjà diffusé 4 hôtels insolites dans notre édition d’octobre; en voici 4 de plus. Vos participants seront dépaysés de passer une nuit à bord d’un avion en Suède, dans un hôtel de sel en Bolivie, au Village des Neiges de Montréal ou dans une église en Belgique.

 

De quoi revenir des étoiles plein les yeux !

 

Dans un avion : Jumbo Hotel (Arlanda, Suède)

www.jumbostay.com

Embarquement immédiat : le Jumbo Hotel a été créé dans un véritable ancien avion de ligne ! Désormais arrimé au sol, il a été entièrement aménagé en 2008, pour pouvoir accueillir les passagers dans les meilleures conditions. 27 chambres classiques et une suite dans le cockpit : de quoi dormir, la tête dans les étoiles ! En vingt minutes seulement, les voyageurs pourront rallier avec le train la capitale suédoise, et découvrir les différentes îles qui forment Stockholm.

Hôtel en sel : Luna Salada (Uyuni, Bolivie)

www.lunasaladahotel.com.bo/en.html

De quel matériau peut bien être constitué un hôtel, planté au beau milieu d’un désert de sel ? De blocs de sel évidemment ! Situé dans le Sud-Ouest en plein cœur du désert de sel d’Uyuni, l’hôtel permet d’embrasser une vue exceptionnelle sur les environs. Après avoir exploré ce paysage presque irréel, les voyageurs pourront découvrir leurs chambres, dont une partie du mobilier, comme les banquettes et les lits, est également confectionnée à partir de sel.

 

Hôtel de glace : Le Village des Neiges de Montréal 

www.snowvillagecanada.com/

Frileux, s’abstenir… Situé à Montréal, l’étonnant Snowvillage est entièrement fait de glace et de neige… même ses lits ! Pas de panique, tout est pensé pour que les hôtes s’y sentent à l’aise : des duvets spéciaux résistant à des températures extrêmes sont mis à leur disposition et le sommier de glace est parfaitement isolé. L’hôtel est reconstruit au début de chaque année, pour accueillir des voyageurs de janvier à mars.

 

Dans une église : Martin’s Patershof (Mechelen, Belgique)

www.martins-hotels.com/fr/hotel/martins-patershof/discover/

Se faire réveiller par la lumière du jour filtrant à travers les vitraux, avant de descendre prendre son petit déjeuner au milieu des lourds piliers de pierre… Désacralisé en 1999, le couvent des Frères Mineurs est devenu à cette date un hôtel moderne et design. Dès le hall d’entrée, l’architecture rappelle le passé de l’établissement. Dans les chambres, les fenêtres en ajoutent une touche hors du commun au style épuré des pièces. Située à 35 kilomètres seulement de la capitale belge, Mechelen a été classée patrimoine mondial de l’UNESCO, notamment pour ses ruelles pittoresques.

Une façon de découvrir une destination autrement !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Surprenez vos invités avec une soirée givrée !

Concert extérieur hivernal - OthentikaSurprenez vos invités en les conviant à une fête extérieure dont ils se souviendront toute leur vie. Entourés de feux de joie, d’une énorme scène, d’un bar extérieur et de divertissement exquis … cette mise en scène magique est sûre d’impressionner votre auditoire !

Othentika a été mandaté pour organiser une soirée de clôture mémorable pour surprendre les participants. Nous avons décidé de ne pas laisser l’hiver nous arrêter et avons au lieu de cela utilisé son côté inoubliable et féerique pour créer un événement magique. Je sais, je sais, certains diront que selon les régions du Canada, l’hiver peut-être plus docile, mais nous parlons bien ici d’une température avoisinant les -40 degrés, en plein hiver au cœur du Québec !

Voici donc quelques conseils pour réaliser un événement WOW avec un contexte inattendu :

1 – Voyez grand pour l’arrivée : prévoyez un chemin lumineux à suivre par vos participants, que ce soit par des lampions, des torches ou avec des lumières DEL. Assurez-vous d’avoir de grands feux de joie bien chauds et hauts dès leur arrivée. Le groupe de musique devrait avoir commencé à jouer avant l’arrivée des participants afin de créer une ambiance chaleureuse dès le départ !

2 - Offrez à vos participants différentes options : offrir un espace intérieur est idéal pour les participants ayant besoin de se réchauffer quelques instants. Vous pouvez prévoir un espace lounge ayant une vue sur le groupe de musique. Si vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas construire une patinoire proche de la scène afin d’y organiser des tournois de curling ou de hockey bottines?

3 - Prévoyez des vêtements chauds et des chauffe-pieds et mains : certains participants risquent de ne pas être équipés pour les températures extrêmes. Nous vous recommandons de prévoir un éventail complet d’habits de neige (que l’on peut généralement louer dans les endroits de location de motoneige), ainsi qu’un bac rempli de chauffe-pieds et mains (« hot pad »).

4 – Nourriture et boisson. Si vous utilisez un bar extérieur, gardez bien en tête que vous aurez tout de même besoin d’un réfrigérateur. Même si cela peut sembler bizarre, sachant que l’alcool ne gèle pas, vos boissons gazeuses et jus, eux, peuvent. Pensez également à un branchement électrique pour des réchauds de cafés et de vin chaud. Offrez de la nourriture réconfortante et des produits locaux, comme des guimauves grillées, du chocolat fondu, du chili pour réchauffer vos invités, de la tire d’érable, etc.

5 - Animations et groupe de musique : Prévoyez un maximum de 2 prestations de 30 à 45 minutes chacune, selon de la température, car vos musiciens ne porteront pas d’habits de neige pour jouer. Le groupe musical produira certainement un effet WOW, mais vous pouvez très bien poursuivre le reste de la soirée avec un DJ dans votre espace lounge intérieur, avec des haut-parleurs pour les gens souhaitant rester à l’extérieur. N’oubliez pas que le groupe devra tout démonter dès la fin de leur spectacle, afin que leurs équipements ne soient pas altérés par le froid.

La meilleure chose lorsque l’on prévoit une soirée en extérieur l’hiver, est de savoir dès le départ qu’il fera froid ! Ainsi, vous pouvez prévoir dès le départ les défis à relever tout en jouant avec. N’oubliez pas que même en cas de précipitations (de neige !), cela rendra l’événement encore plus magique, et rendra la température plus douce pour vos participants ! Ils ne pourront qu’être émerveillés par ce thème, et vous n’aurez que très peu de réticents. Nous vous garantissons qu’une fois sur place, vos participants passeront l’une des plus belles soirées de leur vie ! Alors, qu’attendez-vous pour prévoir une soirée de ce genre à la fois magique et inoubliable ?

Avez-vous déjà organisé une soirée de ce genre dans de telles circonstances ? Quels sont vos meilleurs souvenirs de soirées corporatives ?

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Une délicieuse activité de groupe au menu !

Quand l’appétit va, tout va ! La cuisine est un lieu imparable pour discuter autour du langage universel de la gastronomie. C’est également une idée originale pour y concocter créativité, communication, et collaboration.

 

Une activité de consolidation d’équipe culinaire est tout autant un brise-glace puissant, qu’une activité nutritive qui incite les échanges entre participants.

Ce type d’activité est désormais populaire dans le monde entier, et se tient dans certaines écoles de cuisines, ou dans des lieux personnalisés et originaux. Des Chefs réputés et des hôtels 5 étoiles ouvrent désormais les portes de leurs cuisines pour les groupes, si vous savez le demander aux bonnes ressources ! Différentes options sont possibles dépendamment des objectifs souhaités pour cette activité. Voici donc différentes options possibles :

  • Travailler autour d’un produit local ou une spécialité (ex. : création de chocolat, confection ou décors de gâteaux, préparation de sauce salsa, etc.)
  • Cuisiner un repas complet que vos participants mangeront ensemble après la préparation et la cuisson. Des hors-d’œuvre accompagnés d’un verre de vin sont appréciés durant la préparation en équipe !
  • Découvrir la cuisine moléculaire, lorsque la nourriture devient une véritable science. Ce cours peut parfois ressembler à un cours de chimie, mais surprendra vos participants comme jamais !
  • Profitez d’un cours sur l’accord mets et vins, ou d’une dégustation, qui satisfera tant les épicuriens que les fins gourmets de votre groupe !
  •  Une compétition entre chefs, où les équipes devront s’affronter afin de créer les meilleurs plats à partir des mêmes ingrédients !

Bien que ce type d’activité puisse se faire dans n’importe quelle ville désormais, voici quelques adresses à Montréal :

Approche pédagogique :

  • À titre de centre d’excellence en matière d’enseignement spécialisé en tourisme, en hôtellerie et en restauration, l’ITHQ mise sur une approche pédagogique distinctive, des activités de recherche appliquée ainsi qu’une collaboration soutenue avec l’industrie dans le but de former une relève d’avant-garde et les chefs de demain. – Situé au centre-ville au 3535, rue St-Denis. Mise en place en auditorium et salle de classe. 

Restaurants et salles de banquets :

  • Le restaurant italien Buona Forchetta propose des ateliers culinaires interactifs permettant aux participants de se familiariser avec l’utilisation du beurre de cacao MYCRYO.  Des stations de travail ont été aménagées au sein de la cuisine à aire ouverte. – Situé au 2407 Mont-Royal Est – Activité offerte aux groupes de 8 personnes maximum.
  • Bien plus qu’un simple restaurant, le Raza est également une boutique offrant des produits faits maisons, et une cuisine pour des ateliers. L’option « apportez votre vin » permet de réduire le budget de l’activité, ou vous pouvez également faire venir un sommelier ou un importateur pour une dégustation de leurs produits. 2 options sont possibles à l’atelier : une formule « mettez la main à la pâte », ou une démonstration en direct – Situé au 114 Laurier Ouest – Ateliers offerts pour les groupes de 30 personnes maximum.

Ateliers spécialistes en activité de consolidation des équipes :

  •  Le mot d’ordre d’Ateliers & Saveurs est avant tout convivialité et partage. Fini les cours théoriques, ici la pratique prône ! Afin que chaque participant trouve du plaisir à apprendre, tout le monde participe à la confection des plats. Bien sûr, le Chef accompagne votre groupe tout au long du cours pour montrer comment réaliser la recette et pour livrer ses conseils et astuces de cuisine. Une fois les plats prêts, vos participants les dégusteront dans l’ambiance chaleureuse de la salle à manger. – Situé au 444 rue Saint-François Xavier – Ateliers accueillants jusqu’à 135 participants.
  • Que ce soit pour apprendre à cuisiner ou pour ajouter de l’exotisme à leur table, les chefs formateurs de l’Académie Culinaire sauront impressionner vos participants par leur savoir-faire culinaire. Durant un atelier, ils apprendront les notions permettant de savourer pleinement les bienfaits de l’art culinaire ! – Situé au 360 Champ-de-Mars – Ateliers pour les groupes jusqu’à 140 participants.
  • Chef en Vous est une expérience culinaire hors du commun. Spécialement conçue pour les activités corporatives, leurs ateliers offrent un environnement chaleureux visant le rapprochement et le développement des équipes. Avec leur équipe dynamique et professionnelle, ils accompagneront vos participants à travers les étapes d’un repas préparé par leurs soins selon un menu de votre choix. – Situé au 1751 Richardson, suite 1118. Les ateliers peuvent accueillir jusqu’à 50 personnes. Une cuisine temporaire (sans four) peut également être mise en place dans le hall adjacent à la cuisine principale, pouvant accueillir des groupes jusqu’à 500 participants.

Dépendamment de la formule souhaitée et de votre nombre de participants, vous serez surs de trouver une cuisine idéale pour votre groupe ! Avez-vous déjà participé à l’un de ces ateliers à Montréal ? N’hésitez pas à partager avec nous votre expérience !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


L’ADN d’un programme de mobilisation

À la lumière d’un diagnostic clair et détaillé la conception d’un programme de mobilisation n’est possible qu’en définissant dans les moindres détails les quatre composantes essentielles :

 

  1. La formation : est-ce que les participants du programme possèdent les habiletés et les connaissances nécessaires au comportement attendu ? (ex. : connaissance d’un nouveau produit, norme de service, habileté en négociation…).
  2. La promotion : les attentes du comportement attendu doivent être clairement définies et en lien avec la stratégie établie au préalable.  De plus, les intentions et les paramètres du programme doivent être expliqués simplement et dans un format attrayant afin d’assurer l’adhésion au programme, comme la création d’une identité graphique et d’un nom inspirant.  Cette composante fera d’ailleurs l’objet d’un prochain billet étant donné qu’il est trop souvent sous-utilisé bien qu’essentiel.
  3. La mesure : cette composante est le cœur du programme : « ce qui n’est pas mesuré n’est pas fait. » ! Quels seront les indicateurs de performances : programme fermé ou ouvert, individuel ou groupe, unité de mesure unique, qualitative et/ou quantitative, la fréquence, la disponibilité des données, la performance absolue et/ou la différence et/ou relative, les services et produits auront-ils le même poids, est-ce que la saisonnalité et la régionalité seront prises en compte, etc.
  4. La récompense : la récompense est le levier qui agira sur la mobilisation extrinsèque des participants tout  au long du programme. Il y plusieurs types de reconnaissance (monétaire, certificats-cadeaux, objets, privilèges, vacances…)  mais le voyage incitatif demeure le moyen le plus souvent recommandé, car :
    • Il agit comme un puissant levier sur la motivation extrinsèque;
    • Il stimule l’intérêt de la majorité des gens, peu importe leur âge, leur sexe ou leur culture;
    • Il permet de vivre une expérience exclusive et à haute valeur émotive avec vos employés les plus méritants, augmentant ainsi leur loyauté et leur engagement envers l’entreprise;
    • Il contient suffisamment d’éléments pour décliner la promotion sur une longue période de temps;
    • Il permet de créer un club sélect qui se retrouve semestre après semestre en plus de faire l’envie de leurs collègues;
    • Il permet de créer des liens personnels et professionnels entre vos meilleures équipes, favorisant ainsi la confiance et l’entraide nécessaires pour stimuler l’atteinte des objectifs corporatifs.

Une fois les fondations (le diagnostic) et l’ADN (les composantes) complétés, vous pourrez poursuivre par la planification, l’exécution et l’analyse du programme.   Chacune des étapes doit être bien arrimée afin d’obtenir un programme équitable, accessible et mobilisant pour tous les participants.

Avez-vous déjà participé à une élaboration de programme de mobilisation ? Que pensez-vous d’une telle récompense ?

 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Dépassez vos objectifs de vente d’une manière efficace

De nos jours,  les pressions économiques, l’incertitude des marchés et les objectifs financiers toujours plus élevés exigent de faire davantage avec les mêmes ressources qu’auparavant, si ce n’est avec moins.

 

La reconnaissance et la mobilisation des employées, souvent peu, voir mal utilisé, représente pourtant l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de l’entreprise.

Comme le démontrent plusieurs études, avoir une équipe mobilisée et motivée est primordial pour obtenir de bons résultats toute l’année.

  • Les entreprises avec un faible taux d’engagement ont vu leur chiffre d’affaire baisser de 32,7% sur une période de 12 mois (source Towers Watson)
  • D’après une étude de Worforce Mood Tracker, 69% des employés travailleraient davantage s’ils étaient mieux reconnus.
  • De plus, d’après le Dr Jean-Pierre Brun, professeur à l’Institut Laval, « L’absence de reconnaissance est la deuxième cause principale de stress et de l’épuisement professionnel au travail. ».

Le défi est donc  de savoir comment mettre en place et faire perdurer dans le temps des initiatives optimisant l’engagement et la reconnaissance des employés au sein de l’entreprise, afin de répondre à ces objectifs sans cesse renouvelés.

La mise en place d’un programme de mobilisation et de reconnaissance se veut être l’intégration de plusieurs initiatives concrètes et coordonnées, afin de supporter et même de dépasser les objectifs stratégiques de l’entreprise.  Ces objectif sont atteint par la stimulation et le maintien de la mobilisation de l’audience cible, à savoir, ses employés, son équipe de vente, sons réseau de distribution, ses membres, ses franchisés  ou autres.

Un programme bien conçu s’autofinance, c’est-à-dire que les bénéfices générés par celui-ci sont supérieurs dès la première année  au coût du programme en lui-même, En d’autres termes, un programme de mobilisation et de reconnaissance sera tout aussi bénéfique que ce soit pour vos ressources clés que pour votre entreprise, et ce, tout au long de l’année !

Nous vous proposerons donc par la suite une série de billets  présentant tout ce qui est nécessaire de savoir, des astuces et conseils concrets afin de mener à bien vos futurs programmes de mobilisation et de reconnaissance, grâce à des sujets tel que :

  • Une expérience mobilisante et contagieuse : le voyage de mobilisation,
  • Quelles sont les quatre composantes d’un programme,
  • Les différents points à couvrir pour un diagnostic complet de la situation,
  • Quels sont les « must » de la conception d’un programme ?
  • Comment faire un lancement efficace ?
  • Comment faire vivre son programme tout au long de l’année ?
  • Comment mesurer le ROI ?
  • Et bien plus encore !

Pour tous ceux et celles qui désirent atteindre les objectifs corporatifs sans avoir à faire de compromis sur leur bien être, c’est un rendez-vous à ne pas manquer !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3