Comment annuler un événement déjà organisé?

Organisation-evenement-annuleEh oui, il arrive parfois qu’un événement soit annulé.  Cette situation est déplorable pour tout le monde que ce soit les participants, les clients, les organisateurs de l’événement et les fournisseurs.  Comment éviter les pièges et gérer cette situation de manière efficace.

 

Et surtout, comme d’habitude, garder votre calme!

Quelle que soit la raison de l’annulation de l’événement, car elles sont multiples : coupure de budget, gestion des perceptions (« si on réduit nos effectifs, nous ne pouvons pas nous permettre de conserver notre réunion de direction aux Iles Turquoises… »), fusion, acquisition, changement de direction … assurez-vous d’obtenir la décision officielle et écrite afin que vous puissiez enclencher le processus d’annulation. 

Faire un bilan à jour de la situation

Informez rapidement les fournisseurs que l’événement est annulé.  Plusieurs ententes importantes (les hôtels, par exemple) comportent des frais d’annulation qui varient en fonction des délais.  Plus le délai entre l’annulation et la date de l’événement est court et plus les frais d’annulation seront élevés. Donc, encore une fois le temps est de l’argent.

Reprenez chaque contrat signé afin d’identifier les engagements légaux en cas d’annulation ainsi que les dépôts réalisés et à venir. En réalisant un budget à jour avec les frais déjà encouru non remboursable ainsi que les frais à payer, vous permettra d’identifier l’ampleur des « dégâts » ainsi que les fournisseurs qui nécessiteront plus d’attention afin de trouver une entente acceptable pour tous.

Soyez créatif

Prenez le temps de partager le budget annulation auprès des décideurs, ainsi que de leur expliquer les distinctions entre certaines notions plus spécifiques à notre industrie par exemple : attritions vs dépôts vs frais d’annulation vs revenu anticipé.

Identifier les objectifs et les mettre en ordre d’importance.  Soyez créatif, gardez à l’esprit que, normalement, tout le monde désire trouver une entente qui protège les intérêts de leurs employeurs respectifs et aussi maintenir une relation commerciale favorable pour le futur.  Bien entendu, le premier objectif du client est de payer le moins de frais d’annulation possible. 

Soyez créatif, car plus vous aurez des options à présenter, plus vous nourrissez la discussion et offrez des alternatives à votre interlocuteur.   Par exemple,  même un simple crédit sur les frais d’annulation peut prendre différents formats qui auront des « valeurs » différentes pour les parties, voici quelques paramètres à prendre en considération lors de vos discussions :

  • La durée du crédit (12, 18, 36 mois …);
  • Valable sur un ou plusieurs évènements;
  • Valable dans n’importe quelle succursale;
  • Valable sur n’importe quel service de l’hôtel (traiteur, restauration, objet promotionnel…);
  • Valable à certaines dates (saison creuse…) ;

La préparation est importante avant d’entamer les discussions. Évaluées aussi, les options que vous pouvez offrir en contrepartie par exemple de confirmer l’événement pour l’année prochaine ou identifier d’autres départements qui prévoient organiser un événement…

Garder une attitude positive, collaboratrice et ouverte tout au long des discussions afin de trouver une situation acceptable pour tout le monde.  Éviter le piège du légal et permettez au fournisseur de démontrer leur désir de vous aider.  C’est dans de tels moments que vous pourrez constater l’importance de la relation que vous avez construite et que vous voudrez recommander et acheter leur service à nouveau.  Et c’est ainsi qu’ils auront eu le plus grand bénéfice!

N’oubliez pas les participants

N’oubliez pas nos « orphelins » de l’événement.  Lors de l’annonce de l’annulation de l’événement, expliquez les fondements de la décision et quel en sera l’impact.  Est-ce que des événements de plus petites envergures seront réalisés localement ou par vidéo-conférence ou des webinaires? Garder en tête les objectifs de la rencontre et quel serait le format le plus optimal pour les atteindre tout en respectant les contraintes… comme pour toute demande d’organisation d’événement.

Personne ne désire gérer des annulations d’événement, mais cela fait partie de notre travail et j’espère que vous serez ainsi mieux outillé si cela vous arrive.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Des évènements wow dans des hôtels tout aussi insolites !

Vous désirez organiser un événement dans un hôtel différent, que ce soit pour une réunion d’affaires ou bien même un voyage de mobilisation? Voici 4 hôtels qui feront rêver vos employés.

 

Hôtel sous-marin Poséidon aux îles Fidji www.poseidonresorts.com/poseidon_main.html

Jules Vernes aurait pu avoir sa suite dans cet hôtel sous la mer ! Pas à 20 000 lieux, mais tout de même, cet hôtel sous-marin sort tout droit de nos rêves marins les plus fous ! L’hôtel Poséidon vous accueille dans la mer, à une quinzaine de mètres de profondeur, tout prêt d’une petite île proche de Fidji. Il a fallu pas moins de 80 millions de dollars pour monter le premier, et le seul, complexe hôtelier 5 étoiles sous la mer.

Hôtel flottant en pleine forêt du nord Canada http://kingpacificlodge.com/

C’est un peu l’hôtel du bout du monde : la plus grande forêt pluviale située dans le Nord canadien, la Great Bear accueille sur un de ses rivages sur l’océan Pacifique, un éco lodge de luxe flottant : le King Pacific Lodge. Si vous aimez l’exclusivité du luxe et la nature, vous allez être servi. Il faut 2h30 d’hydravion pour accéder à cet hôtel barge de luxe. L’expression “perdu en pleine nature” prend tout son sens au King Lodge Pacific. Forêt protégée, l’océan Pacifique à vos pieds… une expérience nature unique!

Dormir dans un ballon dirigeable!  http://www.dezeen.com/2008/01/10/manned-cloud-by-jean-marie-massaud/

Qui n’a pas rêvé de voler? Rêver en volant, la tête dans les nuages, dans l’hôtel insolite “Manned Cloud”. Le projet futuriste d’installer un hôtel dans un ballon dirigeable n’est pas encore arrivé à son terme, mais l’idée suit son cours ! En effet, Jean Marie Massaud, célèbre architecte designer, à l’initiative du concept, travaille en partenariat avec l’ONERA (Centre français de la recherche aérospatiale) afin de lancer le “Manned Cloud”, véritable hôtel volant, en 2020.

Hôtel iPad à Londres http://www.the-berkeley.co.uk/

Le London’s Berkeley Hotel est peut-être l’hôtel le plus geek de Londres. En pleine folie iPad, l’hôtel anglais a bien senti le coup : il propose à tous ses clients de suite un iPad le temps du séjour. Avec l’iPad, l’hôtel propose ainsi tous les journaux, le top 5 des visites du moment à Londres spécialement créé par le concierge de l’hôtel, la grande classe !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser des évènements humanisant les corporations, est-ce possible?

Team Building-activité de consolidation d'équipeL’écart ne cesse d’augmenter entre les valeurs personnelles, surtout celles des nouvelles générations et celles « réellement » implantées dans les entreprises.  

Voici comment nous pouvons diminuer cet écart concrètement.

Je ne ferai pas le procès des valeurs corporatives qui ne cessent de s’effriter avec l’usure des trimestres et la pression constante des actionnaires à augmenter le rendement.  N’étant pas un Don Quichotte des temps modernes, je préfère organiser des moments magiques ou la corporation offre à ses employés et clients de vivre des émotions qui illustrent des valeurs nobles et communes telles que : l’implication, être authentique, le dépassement, la solidarité, l’atteinte d’objectifs communs, le partage, faire la différence…

Parfois ces moments arrivent de manières spontanées et inattendues en évènement  par exemple un dirigeant qui demande spontanément une guitare au concierge de l’hôtel pour chanter des chansons autour du feu sur la plage ou bien même un participant qui doit revenir à la maison de toute urgence et qui reçoit le support sincère de tous ses collègues!

Il est possible de planifier, d’organiser et de provoquer des activités de team building que les participantes pourront prendre conscience de la puissance du partage, de la gratification de s’impliquer pour contribuer au bien-être des autres.  

Que ce soit de  peindre le mur d’une école, d’assemblée des sacs pour des malades, courir pour une cause, servir des repas aux gens démunis, ce n’est pas les occasions qui manquent.  Toutefois, choisissez le contexte et la tâche à réaliser avec jugement.  L’intention n’est pas de choquer les participants, ni de les faire sentir coupable de leur style de vie ou bien même de les rendre inconfortables.

Une activité que j’affectionne particulièrement est celle de préparer des bicyclettes pour des enfants issus de milieux défavorisés.  C’est très simple, séparez les participants en petites équipes et donnez-leur une fiche qui indique le nom d’un enfant ainsi que ses intérêts (ex : Léa, 5 ans, elle aime les princesses…).  Demandez-leur de préparer une carte, d’assembler une bicyclette et de la personnaliser en fonction des intérêts de l’enfant, car nous irons leur remettre plus tard.  Toutefois, vers la fin de l’activité,  les portes s’ouvrent et les enfants entrent dans la salle pour recevoir leur bicyclette.  C’est un moment très émouvant, pour tout le monde, je vous le garantis.

Voici quelques conseils pour organiser une telle activité :

1-     Choisir une association et décider du budget alloué à l’évènement : organiser une telle activité  même à titre de bénévole engendre tout de même des dépenses. Vous devez prévoir des transferts des enfants et l’achat de matériel, que ce soit bicyclette, outils, casques, cadenas, et accessoires pour personnaliser la bicyclette.

2-     Assurez-vous d’obtenir une bonne collaboration avec l’association, car l’implication d’intervenant que les jeunes enfants connaissent favorise les déplacements, l’accueil et les faire patienter…   De plus, ce représentant de l’association apporte un sens à l’activité en expliquant aux participants la raison d’être de l’association et l’impact de leur geste auprès des enfants.

3-     Assurez-vous d’avoir un moins un professionnel en bicyclette qui s’assure qu’elles sont sécuritaires et bien ajustées à l’enfant.

4-     Immortalisez ces moments uniques : ce type d’activité de consolidation d’équipe offre à tous des moments d’émotions inoubliables. Imaginez les sourires et l’intensité des émotions ressenties par les enfants et les participants lorsque les portent s’ouvre. Des rires, des larmes, mais surtout de très bons moments que personne ne pourra oublier !

Ce type d’activité ne peut être qu’un franc succès, car il n’y a pas meilleure façon de sensibiliser et réunir une équipe que de les faire intervenir ensemble autour de sujets et thématiques sociales et humaines. Les possibilités qui s’offrent à vous lorsque vous décidez d’organiser un tel évènement sont multiples, dépendamment du message que vous souhaitez leur transmettre : nettoyer une plage pour sensibiliser à l’environnement, réhabiliter des patins à glace pour les offrir à des enfants et leur apprendre à patiner, réaménager un parc détruit après une catastrophe naturelle, c’est vous qui choisissez ! Peu importe votre décision, soyez sensible à  de l’impact émotif que cela créera au sein de votre équipe et dont ils se souviendront toujours. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser un voyage de mobilisation magique grâce aux trois paramètres essentiels

voyage de mobilisation, organisation évènements, othentikaLe voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise.

Privatisation d’hôtels à Paris, d’un tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, d’une suite présidentielle à San Francisco, de cours de salsa à Buenos Aires ou d’un Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour reconnaître vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés.

Alors, comment bien le planifier ?

Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget.

Si un de ces paramètres est contraint, les deux autres en seront impactés.

1. Délai : s’y prendre à l’avance

Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparer un brief précis afin de le présenter à une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation.

Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations et plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent.
Donc, plus vous serez en avance et plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leur tarif et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe plus de 12 mois à l’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible.

2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP

La valeur ajoutée d’une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants.

En effet, a partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et en groupe est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction…

La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…).

Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala… C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi.

3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions !

Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, survol du volcan Arenal au Costa Rica … Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants.

Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourritures…) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations…).

Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un évènement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba..). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé !

N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation !

Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation.

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Événements wow : des suggestions et idées de salles à privatiser

The Rubell Family Museum - Miami | Othentika

The Rubell Family Museum - Miami

Lorsque l’on organise un évènement, que ce soit un voyage de mobilisation ou une réunion d’affaires, la soirée de gala est l’un des moments clefs de l’agenda. Il vous faut alors trouver des endroits inusités qui sauront créer un effet de surprise et d’exclusivité pour vos participants !

 

Voici quelques suggestions de salles exceptionnelles que nous avons déjà privatisées à travers le monde :

  • États-Unis – San Francisco – Suite Penthouse du Fairmont

http://www.fairmont.com/san-francisco

http://www.allelementsdesign.com/FairmontSF_ebrochure/music/ebrochure.html

L’hôtel Fairmont de San Francisco est un des seuls bâtiments à avoir résisté au tremblement de terre de 1906.  Superbe édifice historique, il est situé sur les hauteurs de Nob Hill. La magnifique suite Penthouse comprend, entre autres, une salle à manger formelle, une bibliothèque spectaculaire, une salle de billard, une cuisine tout équipée ainsi qu’une terrasse qui offre un panorama sur San Francisco à couper le souffle. La suite Penthouse permet d’accueillir jusqu’à 100 invités. Un endroit à ne pas manquer !

  • France – Paris – Le Musée des Arts Forains

http://www.arts-forains.com/

Niché au cœur du quartier de Bercy à Paris, abrité dans la halle aux vins construite par un élève d’Eiffel, ce musée spectacle vivant est une gigantesque scène où vos participants seront acteurs de leurs propres rêves. Son créateur, Jean-Paul Favand, a rassemblé depuis 35 ans des milliers d’objets rares : pièces foraines anciennes, objets du spectacle (Théâtre, music-hall) et objets de curiosité. De plus, il n’est possible de le visiter que sur réservation, donc c’est un lieu tout à fait unique à Paris !

  • Mexique – Riviera Maya – le parc de Xcaret

http://www.xcaret.com

Xcaret est un parc immense situé au sud de Cancún. La particularité de cet endroit est le côté culturel que vous pouvez offrir à vos participants. Cocktail sur le terrain de pelote maya avec démonstration privée et banquet sous une palapa géante avec spectacle de danse traditionnelle. C’est un endroit vraiment magique et incontournable !

  • États-Unis – South Beach– Musée Rubell Family Collection

http://rfc.museum/about-us

Ce musée d’art contemporain privé possède une architecture unique et une qualité d’expositions reconnues dans le monde entier. Crée en 1993, la collection de la famille Rubell et la fondation d’Art Contemporain proposent une extraordinaire atmosphère pour tous vos évènements corporatifs. Il saura surprendre vos invités, c’est certain !

  • Jamaïque – Montego Bay – Rose Hall Great House

http://rosehall.com/explore/rose-hall-great-house.html?gclid=CO3Kt8zForUCFQqk4AodxUUAIw

Cette belle demeure géorgienne est un endroit célèbre en Jamaïque. Elle a été construite en 1770 par George Ash et porte le nom de sa femme, Rosa. À cette époque, cette maison des maîtres contrôlait des plantations de canne à sucre de la région. La légende veut qu’elle soit hantée. C’est un endroit superbe pour faire un banquet dans les jardins et surtout jouer avec son côté mystique … De quoi effrayer vos participants en leur offrant une fantastique soirée !

  • Autriche – Vienne – Le musée Kunsthistorisches

http://www.khm.at/nocache/en/explore/angebote/renting-the-museum/

Le Kunsthistorisches Museum (Musée de l’histoire de l’art) fut construit en 1891 non loin du Palais impérial afin d’accueillir les vastes collections de la famille régnante. Avec ses innombrables chefs-d’œuvre et sa collection de Bruegel, la première au monde, il compte aujourd’hui parmi les plus grands musées du monde. Il est possible de privatiser : l’entrée principale et la galerie des bustes antiques, la galerie du premier étage et l’escalier principal ainsi que le hall Cupola. Si vous louez en plus des costumes pour vos invités, votre soirée restera gravée dans leur mémoire pour toujours.

  • Afrique du Sud – Cap Town – la LandBank

http://www.amazingspaces.co.za/location.php?type=5&id=2885

Avec son plancher original en marqueterie, son style Art déco et ses hauts plafonds, cette ancienne banque des années 20 est un endroit parfait à Cap Town pour offrir à vos participants une soirée Art déco ou Gospel. 

En trouvant des salles uniques et possédant des décors naturels puissants, vous pouvez ainsi diminuer la décoration tout en stimulant votre imagination.

Partout où vous irez se cachent des trésors comme ceux là à privatiser pour votre événement, alors, à vos recherches afin de dénicher la perle rare !

 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organisateurs d’événements et DMC, ce que vous avez manqué au Salon HSB de Québec

 

Nous avons eu la chance de participer à la première édition du salon HBS qui s’est tenu du 10 au 13 février 2013 au centre des congrès de Québec. 

 

Destiné aux acteurs de l’industrie des réunions et des congrès, il a été spécialement conçu pour tous les planificateurs (indépendants/intermédiaires, corporatifs, associatifs, gouvernementaux) désirant organiser un événement au Canada, offrant donc des opportunités d’affaires inégalées ! Y étaient présents plus de 150 intervenants du milieu : des corporations (ex : 3M, BMO, Industrielle Alliance…),  des hôtels (ex : Fairmont, Westin, Delta, Hilton), les offices du tourisme de Montréal et de Québec, et nous !

Le salon permettait aux participants de rencontrer plusieurs joueurs clés de notre industrie lors de la foire touristique et la bourse commerciale.  De plus y étaient organisées des séances de formations ainsi qu’une tournée de familiarisation, favorisant la découverte et l’apprentissage des dernières tendances du marché canadien.

En effet, plusieurs formateurs ont partagé leur réflexion lors des conférences sur de nombreux sujets d’actualité dont voici quelques sujets qui ont marqué notre intérêt :

  1. L’écoresponsablité événementielle, présenté par Marie-Claude Dufour, demeure une préoccupation constante. Il est donc de notre devoir d’impliquer les décideurs dès le début de la conception de l’événement.
  2. Le « Cloud computing » présenté par Brigitte Cardinal, est en pleine effervescence et permet d’utiliser « à la demande » une multitude d’applications les unes plus pratiques que les autres, comme par exemple eBems, iCloud, Doodle ou encore Dropbox.
  3. L’impact des nouvelles générations sur l’industrie de l’événement, présenté par Doreen Ashton Wagne, recommande plusieurs approches afin de rejoindre davantage la génération Y : leur  demander leurs commentaires avant, pendant et après (questions sur Twitter au lieu d’un sondage formel, par exemple), de réaliser moins de présentations, mais  plus d’interactivité, de donner des résultats instantanés,  ou encore  la possibilité de transmettre facilement photos et vidéos.
  4. Les nouvelles technologies pour les événements, présenté par Philippe Dupont qui nous rappelle  en  15 points que la technologie permet d’ajouter un WOW aux événements que ce soit, par la 3D mapping, l’hologramme, la téléprésence, la RFID & NFC et bien entendu la réalité augmentée (http://www.youtube.com/watch?v=NmR_49_h6mc) .
  5. La créativité et les tendances, présentées par Véronique Hébert : en 2013, on parlera du vert émeraude, et de l’utilisation du rustique, grandes tendances de cette année.

Outre ces conférences, ce rendez-vous nous aura permis de constater à nouveau que les hôtels sont dans un cycle de rénovations de plus en plus court, au grand plaisir de nos clients. Nous désirons faire une mention spéciale pour le projet du Massif de Charlevoix (www.lemassif.com) initié par Monsieur Daniel Gauthier.  En effet, ce projet, se veut être un rendez-vous unique avec la culture, la créativité, l’innovation et l’imagination, développé de façon éco responsable, tout en stimulant l’économie de cette très belle région du Québec.

Le Salon HBS 2013 a permis de rejoindre des acteurs clés de notre industrie, tant au niveau national qu’international, favorisant ainsi la réception de groupe au Canada.  

Certains points devraient cependant être améliorés afin de favoriser les échanges, que ce soit d’organiser la bourse commerciale la première journée ou de transmettre l’horaire des rencontres individuelles à l’avance, par exemple. 

Nous tenons en conclusion à remercier et féliciter le comité organisateur pour leur initiative, et espérons qu’elle sera renouvelée en 2014. Si c’est le cas, nous serons présents !

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Cessez de dépenser, et commencez à investir !

Othentika | Le Planificateur

Othentika | Le Planificateur

En cette période d’austérité, nombreuses sont les entreprises à limiter leurs dépenses, à commencer par celles allouées aux événements, trop souvent perçues comme «futiles».

 

 

Erreur, car un événement bien organisé apporte une valeur nécessaire aux entreprises, surtout en période difficile !

Vous avez sûrement déjà entendu au détour d’un couloir un commentaire de la sorte : « Au lieu de dépenser pour cette soirée, ils auraient pu utiliser ce budget pour ne pas couper les postes de mes deux collègues. ». Même si nous constatons des améliorations constantes dans notre industrie d’organisation d’événements je remarque avec regrets que trop de clients décideurs (en l’occurrence, l’équipe de direction qui a comme responsabilité d’allouer les ressources afin d’assurer la croissance et la pérennité de l’entreprise) perçoivent les événements comme une commodité.

Or, la commodité est le pire des positionnements pour notre industrie, car, qui dit commodité dit absence de valeur ajoutée, donc une DÉPENSE. Une dépense qui doit être diminuée et même supprimée lorsque les entreprises mettent en place des mesures d’austérité. Cependant, une entreprise INVESTIT toujours lorsqu’ elle peut percevoir et mesurer que chaque dollars investit lui permet de créer de la richesse. Plus elle investit, plus elle crée de la richesse.

En tant que planificateur d’événement, il est de notre devoir de changer cette perception auprès de nos clients. À commencer par ne plus aborder les détails d’un événement d’emblée, mais en commençant par discuter de son objectif en s’alignant sur la stratégie de l’entreprise. En d’autres termes, parlons d’abord du « pourquoi », avant d’aborder le « comment » !

Pour apporter de la valeur ajoutée à une entreprise, il est nécessaire de comprendre ses différents enjeux, ses objectifs, sa culture, sa marque, ses priorités, et de savoir quelle différence apportera un événement dans ce contexte. Rien de nouveau, direz-vous ! Cependant, si chacun y était vigilant, les voyages et événements corporatifs deviendraient pour tous un investissement stratégique indispensable à la réalisation de leurs objectifs !
Voici donc quelques conseils pour devenir un investissement pour vos clients :

1- Soyez curieux et stratégique, en allant au-delà des objectifs de 1er niveau (mobiliser, reconnaître  synergiser et faire vivre la marque…) tout en les intégrant ! Demandez à l’équipe de direction quels sont leurs enjeux, désirs et visions, dans un monde parfait, qu’est-ce qui serait différent et vous serez surpris de constater ce qui les anime !

2- Soyez toujours aligné avec la stratégie définie au préalable : attention aux déviations d’objectifs fréquents, liés aux changements divers qui surgissent en cours de planification ! Assurez-vous de constamment vérifier que vos choix servent à atteindre l’objectif identifié au préalable.

3- Éliminez tout élément qui n’apporte pas la valeur ajoutée désirée !

4- La créativité est au service de l’objectif et non l’inverse.

5- Une personne bien renseignée est plus pertinente: expliquez l’objectif à vos collègues, fournisseurs, partenaires, ils pourront mieux vous conseiller et pourront eux aussi y apporter de la valeur.

Afin d’approfondir le sujet, vous retrouverez dans les prochains numéros une série d’articles illustrant dans différents contextes comment il est possible d’apporter de la valeur ajoutée grâce aux voyages et événements corporatifs !

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Une délicieuse activité de groupe au menu !

Quand l’appétit va, tout va ! La cuisine est un lieu imparable pour discuter autour du langage universel de la gastronomie. C’est également une idée originale pour y concocter créativité, communication, et collaboration.

 

Une activité de consolidation d’équipe culinaire est tout autant un brise-glace puissant, qu’une activité nutritive qui incite les échanges entre participants.

Ce type d’activité est désormais populaire dans le monde entier, et se tient dans certaines écoles de cuisines, ou dans des lieux personnalisés et originaux. Des Chefs réputés et des hôtels 5 étoiles ouvrent désormais les portes de leurs cuisines pour les groupes, si vous savez le demander aux bonnes ressources ! Différentes options sont possibles dépendamment des objectifs souhaités pour cette activité. Voici donc différentes options possibles :

  • Travailler autour d’un produit local ou une spécialité (ex. : création de chocolat, confection ou décors de gâteaux, préparation de sauce salsa, etc.)
  • Cuisiner un repas complet que vos participants mangeront ensemble après la préparation et la cuisson. Des hors-d’œuvre accompagnés d’un verre de vin sont appréciés durant la préparation en équipe !
  • Découvrir la cuisine moléculaire, lorsque la nourriture devient une véritable science. Ce cours peut parfois ressembler à un cours de chimie, mais surprendra vos participants comme jamais !
  • Profitez d’un cours sur l’accord mets et vins, ou d’une dégustation, qui satisfera tant les épicuriens que les fins gourmets de votre groupe !
  •  Une compétition entre chefs, où les équipes devront s’affronter afin de créer les meilleurs plats à partir des mêmes ingrédients !

Bien que ce type d’activité puisse se faire dans n’importe quelle ville désormais, voici quelques adresses à Montréal :

Approche pédagogique :

  • À titre de centre d’excellence en matière d’enseignement spécialisé en tourisme, en hôtellerie et en restauration, l’ITHQ mise sur une approche pédagogique distinctive, des activités de recherche appliquée ainsi qu’une collaboration soutenue avec l’industrie dans le but de former une relève d’avant-garde et les chefs de demain. – Situé au centre-ville au 3535, rue St-Denis. Mise en place en auditorium et salle de classe. 

Restaurants et salles de banquets :

  • Le restaurant italien Buona Forchetta propose des ateliers culinaires interactifs permettant aux participants de se familiariser avec l’utilisation du beurre de cacao MYCRYO.  Des stations de travail ont été aménagées au sein de la cuisine à aire ouverte. – Situé au 2407 Mont-Royal Est – Activité offerte aux groupes de 8 personnes maximum.
  • Bien plus qu’un simple restaurant, le Raza est également une boutique offrant des produits faits maisons, et une cuisine pour des ateliers. L’option « apportez votre vin » permet de réduire le budget de l’activité, ou vous pouvez également faire venir un sommelier ou un importateur pour une dégustation de leurs produits. 2 options sont possibles à l’atelier : une formule « mettez la main à la pâte », ou une démonstration en direct – Situé au 114 Laurier Ouest – Ateliers offerts pour les groupes de 30 personnes maximum.

Ateliers spécialistes en activité de consolidation des équipes :

  •  Le mot d’ordre d’Ateliers & Saveurs est avant tout convivialité et partage. Fini les cours théoriques, ici la pratique prône ! Afin que chaque participant trouve du plaisir à apprendre, tout le monde participe à la confection des plats. Bien sûr, le Chef accompagne votre groupe tout au long du cours pour montrer comment réaliser la recette et pour livrer ses conseils et astuces de cuisine. Une fois les plats prêts, vos participants les dégusteront dans l’ambiance chaleureuse de la salle à manger. – Situé au 444 rue Saint-François Xavier – Ateliers accueillants jusqu’à 135 participants.
  • Que ce soit pour apprendre à cuisiner ou pour ajouter de l’exotisme à leur table, les chefs formateurs de l’Académie Culinaire sauront impressionner vos participants par leur savoir-faire culinaire. Durant un atelier, ils apprendront les notions permettant de savourer pleinement les bienfaits de l’art culinaire ! – Situé au 360 Champ-de-Mars – Ateliers pour les groupes jusqu’à 140 participants.
  • Chef en Vous est une expérience culinaire hors du commun. Spécialement conçue pour les activités corporatives, leurs ateliers offrent un environnement chaleureux visant le rapprochement et le développement des équipes. Avec leur équipe dynamique et professionnelle, ils accompagneront vos participants à travers les étapes d’un repas préparé par leurs soins selon un menu de votre choix. – Situé au 1751 Richardson, suite 1118. Les ateliers peuvent accueillir jusqu’à 50 personnes. Une cuisine temporaire (sans four) peut également être mise en place dans le hall adjacent à la cuisine principale, pouvant accueillir des groupes jusqu’à 500 participants.

Dépendamment de la formule souhaitée et de votre nombre de participants, vous serez surs de trouver une cuisine idéale pour votre groupe ! Avez-vous déjà participé à l’un de ces ateliers à Montréal ? N’hésitez pas à partager avec nous votre expérience !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Griffintown + un bâtiment historique = une nouveauté à Montréal !

Quoi de neuf à Montréal, et plus particulièrement dans le quartier de Griffintown ? Une nouvelle salle qui ne ressemble à aucune autre : le New City Gas !

 

 

Véritable héritage industriel et culturel de la ville, le New City Gas a ouvert ses portes au public depuis le printemps dernier. Attendu depuis de nombreux mois suite à sa réhabilitation, c’est un véritable bijou qui est désormais accessible aux événements en tout genre !

Cette ancienne usine de transformation de charbon construite entre 1859 et 1861 a été entièrement transformée afin d’obtenir un lieu à la fois moderne et historique, mais tout simplement unique.

En plein cœur du quartier en plein essor de Griffintown, elle est désormais utilisée comme salle de concert, de conférences, d’expositions, et pour des événements corporatifs ! Derrière ses murs de briques et de pierres, le New City Gas est un espace modulable, et a beaucoup à offrir : 

  • Une capacité de 2 à 3000 personnes,
  • 2 mezzanines,
  • Une salle principale, se présentant comme un hangar avec un plafond cathédrale,
  • Un vestiaire,
  • Un bar,
  • Une terrasse,
  • Un éclairage moderne en DEL,
  • Et de nombreuses surprises !

Pour avoir un aperçu de ce que cette nouvelle salle peut vous offrir lors de votre prochain événement corporatif, n’hésitez pas à jeter un œil à sa programmation bien remplie via le site internet www.newcitygas.com ! Preuve de sa nouvelle renommée, de nombreux artistes internationaux (comme David Guetta, Moby ou encore DJ Tiesto) se sont déjà produits entre ses murs, et comme nous, ont été conquis par ce lieu au cachet exceptionnel !

Avez-vous eu la chance d’y organiser un événement dernièrement? N’hésitez pas à nous faire part de vos impressions !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Coup de coeur : La Satosphère

Cet automne, la Société des Arts Technologiques de Montréal a crée l’événement avec l’ouverture de sa Satosphère. Espace urbain d’avant-garde ouvert aux artistes, la SAT est devenue un lieu incontournable de Montréal pour y organiser des événements en tout genre.

Moderne, modulable, avec un design épuré et industriel, elle offre de nombreuses options de location grâce à ses deux espaces uniques : la SAT, et le Sensorium. Composé de la Satosphère, du laboratoire culinaire et de la terrasse, le Sensorium est le lieu idéal pour s’initier à de nouvelles expériences.

Surmonté d’un dôme suspendu dans les airs, la Satosphère est une salle immersive à 360 degrés unique au monde, qui permet une expérience multi sensorielle inoubliable et de nombreuses activités.

Combiné au laboratoire culinaire, ou Foodlab, le Sensorium offre une expérience inoubliable sous le signe du WOW et des nouvelles explorations !

Depuis lors, du mercredi au samedi, la SAT organise ses « 5@10  aperitivo du foodlab », ou les deux chefs Seth Gabrielse et Michelle Marek vous offrent une expérience d’art culinaire qui sait réveiller vos papilles.  www.sat.qc.ca

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3