Organisateurs d’événements et DMC, ce que vous avez manqué au Salon HSB de Québec

 

Nous avons eu la chance de participer à la première édition du salon HBS qui s’est tenu du 10 au 13 février 2013 au centre des congrès de Québec. 

 

Destiné aux acteurs de l’industrie des réunions et des congrès, il a été spécialement conçu pour tous les planificateurs (indépendants/intermédiaires, corporatifs, associatifs, gouvernementaux) désirant organiser un événement au Canada, offrant donc des opportunités d’affaires inégalées ! Y étaient présents plus de 150 intervenants du milieu : des corporations (ex : 3M, BMO, Industrielle Alliance…),  des hôtels (ex : Fairmont, Westin, Delta, Hilton), les offices du tourisme de Montréal et de Québec, et nous !

Le salon permettait aux participants de rencontrer plusieurs joueurs clés de notre industrie lors de la foire touristique et la bourse commerciale.  De plus y étaient organisées des séances de formations ainsi qu’une tournée de familiarisation, favorisant la découverte et l’apprentissage des dernières tendances du marché canadien.

En effet, plusieurs formateurs ont partagé leur réflexion lors des conférences sur de nombreux sujets d’actualité dont voici quelques sujets qui ont marqué notre intérêt :

  1. L’écoresponsablité événementielle, présenté par Marie-Claude Dufour, demeure une préoccupation constante. Il est donc de notre devoir d’impliquer les décideurs dès le début de la conception de l’événement.
  2. Le « Cloud computing » présenté par Brigitte Cardinal, est en pleine effervescence et permet d’utiliser « à la demande » une multitude d’applications les unes plus pratiques que les autres, comme par exemple eBems, iCloud, Doodle ou encore Dropbox.
  3. L’impact des nouvelles générations sur l’industrie de l’événement, présenté par Doreen Ashton Wagne, recommande plusieurs approches afin de rejoindre davantage la génération Y : leur  demander leurs commentaires avant, pendant et après (questions sur Twitter au lieu d’un sondage formel, par exemple), de réaliser moins de présentations, mais  plus d’interactivité, de donner des résultats instantanés,  ou encore  la possibilité de transmettre facilement photos et vidéos.
  4. Les nouvelles technologies pour les événements, présenté par Philippe Dupont qui nous rappelle  en  15 points que la technologie permet d’ajouter un WOW aux événements que ce soit, par la 3D mapping, l’hologramme, la téléprésence, la RFID & NFC et bien entendu la réalité augmentée (http://www.youtube.com/watch?v=NmR_49_h6mc) .
  5. La créativité et les tendances, présentées par Véronique Hébert : en 2013, on parlera du vert émeraude, et de l’utilisation du rustique, grandes tendances de cette année.

Outre ces conférences, ce rendez-vous nous aura permis de constater à nouveau que les hôtels sont dans un cycle de rénovations de plus en plus court, au grand plaisir de nos clients. Nous désirons faire une mention spéciale pour le projet du Massif de Charlevoix (www.lemassif.com) initié par Monsieur Daniel Gauthier.  En effet, ce projet, se veut être un rendez-vous unique avec la culture, la créativité, l’innovation et l’imagination, développé de façon éco responsable, tout en stimulant l’économie de cette très belle région du Québec.

Le Salon HBS 2013 a permis de rejoindre des acteurs clés de notre industrie, tant au niveau national qu’international, favorisant ainsi la réception de groupe au Canada.  

Certains points devraient cependant être améliorés afin de favoriser les échanges, que ce soit d’organiser la bourse commerciale la première journée ou de transmettre l’horaire des rencontres individuelles à l’avance, par exemple. 

Nous tenons en conclusion à remercier et féliciter le comité organisateur pour leur initiative, et espérons qu’elle sera renouvelée en 2014. Si c’est le cas, nous serons présents !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Cessez de dépenser, et commencez à investir !

Othentika | Le Planificateur

Othentika | Le Planificateur

En cette période d’austérité, nombreuses sont les entreprises à limiter leurs dépenses, à commencer par celles allouées aux événements, trop souvent perçues comme «futiles».

 

 

Erreur, car un événement bien organisé apporte une valeur nécessaire aux entreprises, surtout en période difficile !

Vous avez sûrement déjà entendu au détour d’un couloir un commentaire de la sorte : « Au lieu de dépenser pour cette soirée, ils auraient pu utiliser ce budget pour ne pas couper les postes de mes deux collègues. ». Même si nous constatons des améliorations constantes dans notre industrie d’organisation d’événements je remarque avec regrets que trop de clients décideurs (en l’occurrence, l’équipe de direction qui a comme responsabilité d’allouer les ressources afin d’assurer la croissance et la pérennité de l’entreprise) perçoivent les événements comme une commodité.

Or, la commodité est le pire des positionnements pour notre industrie, car, qui dit commodité dit absence de valeur ajoutée, donc une DÉPENSE. Une dépense qui doit être diminuée et même supprimée lorsque les entreprises mettent en place des mesures d’austérité. Cependant, une entreprise INVESTIT toujours lorsqu’ elle peut percevoir et mesurer que chaque dollars investit lui permet de créer de la richesse. Plus elle investit, plus elle crée de la richesse.

En tant que planificateur d’événement, il est de notre devoir de changer cette perception auprès de nos clients. À commencer par ne plus aborder les détails d’un événement d’emblée, mais en commençant par discuter de son objectif en s’alignant sur la stratégie de l’entreprise. En d’autres termes, parlons d’abord du « pourquoi », avant d’aborder le « comment » !

Pour apporter de la valeur ajoutée à une entreprise, il est nécessaire de comprendre ses différents enjeux, ses objectifs, sa culture, sa marque, ses priorités, et de savoir quelle différence apportera un événement dans ce contexte. Rien de nouveau, direz-vous ! Cependant, si chacun y était vigilant, les voyages et événements corporatifs deviendraient pour tous un investissement stratégique indispensable à la réalisation de leurs objectifs !
Voici donc quelques conseils pour devenir un investissement pour vos clients :

1- Soyez curieux et stratégique, en allant au-delà des objectifs de 1er niveau (mobiliser, reconnaître  synergiser et faire vivre la marque…) tout en les intégrant ! Demandez à l’équipe de direction quels sont leurs enjeux, désirs et visions, dans un monde parfait, qu’est-ce qui serait différent et vous serez surpris de constater ce qui les anime !

2- Soyez toujours aligné avec la stratégie définie au préalable : attention aux déviations d’objectifs fréquents, liés aux changements divers qui surgissent en cours de planification ! Assurez-vous de constamment vérifier que vos choix servent à atteindre l’objectif identifié au préalable.

3- Éliminez tout élément qui n’apporte pas la valeur ajoutée désirée !

4- La créativité est au service de l’objectif et non l’inverse.

5- Une personne bien renseignée est plus pertinente: expliquez l’objectif à vos collègues, fournisseurs, partenaires, ils pourront mieux vous conseiller et pourront eux aussi y apporter de la valeur.

Afin d’approfondir le sujet, vous retrouverez dans les prochains numéros une série d’articles illustrant dans différents contextes comment il est possible d’apporter de la valeur ajoutée grâce aux voyages et événements corporatifs !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Votre nouveau produit est un vrai « scoop » et ferait la une ? Présentez-le comme il se doit !

Othentika - Lancement de produit en studio TVVous voulez laisser une impression qui perdurera pour vos participants en leur offrant une expérience exclusive et hors du commun ? Avez-vous pensé à organiser votre lancement de produit en studio de télévision ?

 

En mode « talk-show » ou à la manière d’un journal d’information télévisé, vous aurez la certitude de laisser à vos auditeurs un souvenir inoubliable !

Othentika a été mandaté pour organiser un lancement de produit novateur et révolutionnaire pour le compte d’un client pharmaceutique national. Nous avons donc eu l’idée d’inviter leur public cible dans de vrais studios de télévision et de cinéma à travers le pays, pour une immersion complète et une expérience inattendue.

Afin de mener à bien ce lancement, voici 5 conseils imparables pour réaliser ce concept :

1-      Si vous prévoyez une tournée nationale, assurez-vous de ne couvrir que les villes majeures du pays avec ce concept. En effet, certaines villes plus petites ne possèdent qu’un seul studio pour les nouvelles locales qui sera utilisé plusieurs fois par jour. Ils refuseront donc de louer leur plateau.

2-      Plus votre studio sera reconnu, plus grand sera votre taux de participation et votre succès ! Nous vous recommandons de débuter par un cocktail, suivi par votre présentation de produit et d’une visite des plateaux afin de clore votre événement. Vos participants seront ravis d’avoir un accès en coulisse des studios de télévision et de voir l’envers du décor de leurs émissions favorites. De plus, ceci permet de maintenir un horaire strict puisqu’à la fin de la visite les gens sont escortés vers la sortie. 

3-      Une visite d’inspection est recommandée lorsqu’il s’agit de petits studios. Bien que le concept de location soit nouveau pour les studios, ils sont généralement très ouverts à l’idée et ouvrent facilement leurs portes. Commencez par contacter les studios les plus importants (CBC, Chorus, Radio-Canada, etc.) ceux-ci pourront vous offrir un service plus haut de gamme et professionnel. Gardez en tête que certains studios sont syndiqués, et que vous aurez à payer plus cher pour les services de l’équipe technique.

4-      Créez votre contenu dans le bon format. Vous allez sans doute désirer oublier le traditionnel PowerPoint diffusé sur un écran classique, au profit de l’équipement audiovisuel existant des studios. Vous aurez donc à créer votre présentation dans un format facilement adaptable en fonction de l’équipement disponible. Idéalement, pensez à une présentation flash qui sera compatible avec QuickTime, et adaptable à d’autres formats courants (DVD, Blu-Ray, ordinateur, etc.). Vous pouvez aussi créer de courts extraits vidéos, faisant office de support au discours du présentateur.

5-      Pensez au service d’un représentant local pour animer votre présentation et la rendre interactive. L’idéal est d’avoir un modérateur, qui va suivre votre lancement et pouvoir improviser sur le sujet, accompagné sur scène d’une personne connue par vos invités pour créer une interaction avec le public. Vérifiez que tous vos présentateurs soient bien à l’aise face à une caméra, que vous décidiez de filmer votre présentation ou de garder les caméras en décor, celles-ci peuvent facilement être intimidantes.

Les locations de plateaux sont idéales et très peu dispendieuses. Bien qu’elles prennent plus de temps à trouver vu la nouveauté du concept, celles-ci vous offrent un décor naturel ainsi que l’audiovisuel requis pour tous types de présentation. Le montage peut donc être fait le jour même à condition que vous ayez précommandé ce à quoi doit ressembler le studio. De plus, les studios ont l’habitude des demandes de dernière minute des agences de publicité et ils sont donc très efficaces dans le traitement des imprévus. Les guides sont généralement expérimentés et très intéressants.

L’emplacement saura intriguer votre auditoire qui voudra découvrir ce lieu unique et exclusif et ainsi obtenir un aperçu de l’arrière-scène. Fondamentalement, que de bons ingrédients pour faire un effet wow pour votre prochain lancement de produit ou pour vos présentations futures. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3