Organisateurs d’événements et DMC, ce que vous avez manqué au Salon HSB de Québec

 

Nous avons eu la chance de participer à la première édition du salon HBS qui s’est tenu du 10 au 13 février 2013 au centre des congrès de Québec. 

 

Destiné aux acteurs de l’industrie des réunions et des congrès, il a été spécialement conçu pour tous les planificateurs (indépendants/intermédiaires, corporatifs, associatifs, gouvernementaux) désirant organiser un événement au Canada, offrant donc des opportunités d’affaires inégalées ! Y étaient présents plus de 150 intervenants du milieu : des corporations (ex : 3M, BMO, Industrielle Alliance…),  des hôtels (ex : Fairmont, Westin, Delta, Hilton), les offices du tourisme de Montréal et de Québec, et nous !

Le salon permettait aux participants de rencontrer plusieurs joueurs clés de notre industrie lors de la foire touristique et la bourse commerciale.  De plus y étaient organisées des séances de formations ainsi qu’une tournée de familiarisation, favorisant la découverte et l’apprentissage des dernières tendances du marché canadien.

En effet, plusieurs formateurs ont partagé leur réflexion lors des conférences sur de nombreux sujets d’actualité dont voici quelques sujets qui ont marqué notre intérêt :

  1. L’écoresponsablité événementielle, présenté par Marie-Claude Dufour, demeure une préoccupation constante. Il est donc de notre devoir d’impliquer les décideurs dès le début de la conception de l’événement.
  2. Le « Cloud computing » présenté par Brigitte Cardinal, est en pleine effervescence et permet d’utiliser « à la demande » une multitude d’applications les unes plus pratiques que les autres, comme par exemple eBems, iCloud, Doodle ou encore Dropbox.
  3. L’impact des nouvelles générations sur l’industrie de l’événement, présenté par Doreen Ashton Wagne, recommande plusieurs approches afin de rejoindre davantage la génération Y : leur  demander leurs commentaires avant, pendant et après (questions sur Twitter au lieu d’un sondage formel, par exemple), de réaliser moins de présentations, mais  plus d’interactivité, de donner des résultats instantanés,  ou encore  la possibilité de transmettre facilement photos et vidéos.
  4. Les nouvelles technologies pour les événements, présenté par Philippe Dupont qui nous rappelle  en  15 points que la technologie permet d’ajouter un WOW aux événements que ce soit, par la 3D mapping, l’hologramme, la téléprésence, la RFID & NFC et bien entendu la réalité augmentée (http://www.youtube.com/watch?v=NmR_49_h6mc) .
  5. La créativité et les tendances, présentées par Véronique Hébert : en 2013, on parlera du vert émeraude, et de l’utilisation du rustique, grandes tendances de cette année.

Outre ces conférences, ce rendez-vous nous aura permis de constater à nouveau que les hôtels sont dans un cycle de rénovations de plus en plus court, au grand plaisir de nos clients. Nous désirons faire une mention spéciale pour le projet du Massif de Charlevoix (www.lemassif.com) initié par Monsieur Daniel Gauthier.  En effet, ce projet, se veut être un rendez-vous unique avec la culture, la créativité, l’innovation et l’imagination, développé de façon éco responsable, tout en stimulant l’économie de cette très belle région du Québec.

Le Salon HBS 2013 a permis de rejoindre des acteurs clés de notre industrie, tant au niveau national qu’international, favorisant ainsi la réception de groupe au Canada.  

Certains points devraient cependant être améliorés afin de favoriser les échanges, que ce soit d’organiser la bourse commerciale la première journée ou de transmettre l’horaire des rencontres individuelles à l’avance, par exemple. 

Nous tenons en conclusion à remercier et féliciter le comité organisateur pour leur initiative, et espérons qu’elle sera renouvelée en 2014. Si c’est le cas, nous serons présents !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Surprenez vos invités avec une soirée givrée !

Concert extérieur hivernal - OthentikaSurprenez vos invités en les conviant à une fête extérieure dont ils se souviendront toute leur vie. Entourés de feux de joie, d’une énorme scène, d’un bar extérieur et de divertissement exquis … cette mise en scène magique est sûre d’impressionner votre auditoire !

Othentika a été mandaté pour organiser une soirée de clôture mémorable pour surprendre les participants. Nous avons décidé de ne pas laisser l’hiver nous arrêter et avons au lieu de cela utilisé son côté inoubliable et féerique pour créer un événement magique. Je sais, je sais, certains diront que selon les régions du Canada, l’hiver peut-être plus docile, mais nous parlons bien ici d’une température avoisinant les -40 degrés, en plein hiver au cœur du Québec !

Voici donc quelques conseils pour réaliser un événement WOW avec un contexte inattendu :

1 – Voyez grand pour l’arrivée : prévoyez un chemin lumineux à suivre par vos participants, que ce soit par des lampions, des torches ou avec des lumières DEL. Assurez-vous d’avoir de grands feux de joie bien chauds et hauts dès leur arrivée. Le groupe de musique devrait avoir commencé à jouer avant l’arrivée des participants afin de créer une ambiance chaleureuse dès le départ !

2 - Offrez à vos participants différentes options : offrir un espace intérieur est idéal pour les participants ayant besoin de se réchauffer quelques instants. Vous pouvez prévoir un espace lounge ayant une vue sur le groupe de musique. Si vous en avez la possibilité, pourquoi ne pas construire une patinoire proche de la scène afin d’y organiser des tournois de curling ou de hockey bottines?

3 - Prévoyez des vêtements chauds et des chauffe-pieds et mains : certains participants risquent de ne pas être équipés pour les températures extrêmes. Nous vous recommandons de prévoir un éventail complet d’habits de neige (que l’on peut généralement louer dans les endroits de location de motoneige), ainsi qu’un bac rempli de chauffe-pieds et mains (« hot pad »).

4 – Nourriture et boisson. Si vous utilisez un bar extérieur, gardez bien en tête que vous aurez tout de même besoin d’un réfrigérateur. Même si cela peut sembler bizarre, sachant que l’alcool ne gèle pas, vos boissons gazeuses et jus, eux, peuvent. Pensez également à un branchement électrique pour des réchauds de cafés et de vin chaud. Offrez de la nourriture réconfortante et des produits locaux, comme des guimauves grillées, du chocolat fondu, du chili pour réchauffer vos invités, de la tire d’érable, etc.

5 - Animations et groupe de musique : Prévoyez un maximum de 2 prestations de 30 à 45 minutes chacune, selon de la température, car vos musiciens ne porteront pas d’habits de neige pour jouer. Le groupe musical produira certainement un effet WOW, mais vous pouvez très bien poursuivre le reste de la soirée avec un DJ dans votre espace lounge intérieur, avec des haut-parleurs pour les gens souhaitant rester à l’extérieur. N’oubliez pas que le groupe devra tout démonter dès la fin de leur spectacle, afin que leurs équipements ne soient pas altérés par le froid.

La meilleure chose lorsque l’on prévoit une soirée en extérieur l’hiver, est de savoir dès le départ qu’il fera froid ! Ainsi, vous pouvez prévoir dès le départ les défis à relever tout en jouant avec. N’oubliez pas que même en cas de précipitations (de neige !), cela rendra l’événement encore plus magique, et rendra la température plus douce pour vos participants ! Ils ne pourront qu’être émerveillés par ce thème, et vous n’aurez que très peu de réticents. Nous vous garantissons qu’une fois sur place, vos participants passeront l’une des plus belles soirées de leur vie ! Alors, qu’attendez-vous pour prévoir une soirée de ce genre à la fois magique et inoubliable ?

Avez-vous déjà organisé une soirée de ce genre dans de telles circonstances ? Quels sont vos meilleurs souvenirs de soirées corporatives ?

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3