Comment annuler un événement déjà organisé?

Organisation-evenement-annuleEh oui, il arrive parfois qu’un événement soit annulé.  Cette situation est déplorable pour tout le monde que ce soit les participants, les clients, les organisateurs de l’événement et les fournisseurs.  Comment éviter les pièges et gérer cette situation de manière efficace.

 

Et surtout, comme d’habitude, garder votre calme!

Quelle que soit la raison de l’annulation de l’événement, car elles sont multiples : coupure de budget, gestion des perceptions (« si on réduit nos effectifs, nous ne pouvons pas nous permettre de conserver notre réunion de direction aux Iles Turquoises… »), fusion, acquisition, changement de direction … assurez-vous d’obtenir la décision officielle et écrite afin que vous puissiez enclencher le processus d’annulation. 

Faire un bilan à jour de la situation

Informez rapidement les fournisseurs que l’événement est annulé.  Plusieurs ententes importantes (les hôtels, par exemple) comportent des frais d’annulation qui varient en fonction des délais.  Plus le délai entre l’annulation et la date de l’événement est court et plus les frais d’annulation seront élevés. Donc, encore une fois le temps est de l’argent.

Reprenez chaque contrat signé afin d’identifier les engagements légaux en cas d’annulation ainsi que les dépôts réalisés et à venir. En réalisant un budget à jour avec les frais déjà encouru non remboursable ainsi que les frais à payer, vous permettra d’identifier l’ampleur des « dégâts » ainsi que les fournisseurs qui nécessiteront plus d’attention afin de trouver une entente acceptable pour tous.

Soyez créatif

Prenez le temps de partager le budget annulation auprès des décideurs, ainsi que de leur expliquer les distinctions entre certaines notions plus spécifiques à notre industrie par exemple : attritions vs dépôts vs frais d’annulation vs revenu anticipé.

Identifier les objectifs et les mettre en ordre d’importance.  Soyez créatif, gardez à l’esprit que, normalement, tout le monde désire trouver une entente qui protège les intérêts de leurs employeurs respectifs et aussi maintenir une relation commerciale favorable pour le futur.  Bien entendu, le premier objectif du client est de payer le moins de frais d’annulation possible. 

Soyez créatif, car plus vous aurez des options à présenter, plus vous nourrissez la discussion et offrez des alternatives à votre interlocuteur.   Par exemple,  même un simple crédit sur les frais d’annulation peut prendre différents formats qui auront des « valeurs » différentes pour les parties, voici quelques paramètres à prendre en considération lors de vos discussions :

  • La durée du crédit (12, 18, 36 mois …);
  • Valable sur un ou plusieurs évènements;
  • Valable dans n’importe quelle succursale;
  • Valable sur n’importe quel service de l’hôtel (traiteur, restauration, objet promotionnel…);
  • Valable à certaines dates (saison creuse…) ;

La préparation est importante avant d’entamer les discussions. Évaluées aussi, les options que vous pouvez offrir en contrepartie par exemple de confirmer l’événement pour l’année prochaine ou identifier d’autres départements qui prévoient organiser un événement…

Garder une attitude positive, collaboratrice et ouverte tout au long des discussions afin de trouver une situation acceptable pour tout le monde.  Éviter le piège du légal et permettez au fournisseur de démontrer leur désir de vous aider.  C’est dans de tels moments que vous pourrez constater l’importance de la relation que vous avez construite et que vous voudrez recommander et acheter leur service à nouveau.  Et c’est ainsi qu’ils auront eu le plus grand bénéfice!

N’oubliez pas les participants

N’oubliez pas nos « orphelins » de l’événement.  Lors de l’annonce de l’annulation de l’événement, expliquez les fondements de la décision et quel en sera l’impact.  Est-ce que des événements de plus petites envergures seront réalisés localement ou par vidéo-conférence ou des webinaires? Garder en tête les objectifs de la rencontre et quel serait le format le plus optimal pour les atteindre tout en respectant les contraintes… comme pour toute demande d’organisation d’événement.

Personne ne désire gérer des annulations d’événement, mais cela fait partie de notre travail et j’espère que vous serez ainsi mieux outillé si cela vous arrive.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Des évènements wow dans des hôtels tout aussi insolites !

Vous désirez organiser un événement dans un hôtel différent, que ce soit pour une réunion d’affaires ou bien même un voyage de mobilisation? Voici 4 hôtels qui feront rêver vos employés.

 

Hôtel sous-marin Poséidon aux îles Fidji www.poseidonresorts.com/poseidon_main.html

Jules Vernes aurait pu avoir sa suite dans cet hôtel sous la mer ! Pas à 20 000 lieux, mais tout de même, cet hôtel sous-marin sort tout droit de nos rêves marins les plus fous ! L’hôtel Poséidon vous accueille dans la mer, à une quinzaine de mètres de profondeur, tout prêt d’une petite île proche de Fidji. Il a fallu pas moins de 80 millions de dollars pour monter le premier, et le seul, complexe hôtelier 5 étoiles sous la mer.

Hôtel flottant en pleine forêt du nord Canada http://kingpacificlodge.com/

C’est un peu l’hôtel du bout du monde : la plus grande forêt pluviale située dans le Nord canadien, la Great Bear accueille sur un de ses rivages sur l’océan Pacifique, un éco lodge de luxe flottant : le King Pacific Lodge. Si vous aimez l’exclusivité du luxe et la nature, vous allez être servi. Il faut 2h30 d’hydravion pour accéder à cet hôtel barge de luxe. L’expression “perdu en pleine nature” prend tout son sens au King Lodge Pacific. Forêt protégée, l’océan Pacifique à vos pieds… une expérience nature unique!

Dormir dans un ballon dirigeable!  http://www.dezeen.com/2008/01/10/manned-cloud-by-jean-marie-massaud/

Qui n’a pas rêvé de voler? Rêver en volant, la tête dans les nuages, dans l’hôtel insolite “Manned Cloud”. Le projet futuriste d’installer un hôtel dans un ballon dirigeable n’est pas encore arrivé à son terme, mais l’idée suit son cours ! En effet, Jean Marie Massaud, célèbre architecte designer, à l’initiative du concept, travaille en partenariat avec l’ONERA (Centre français de la recherche aérospatiale) afin de lancer le “Manned Cloud”, véritable hôtel volant, en 2020.

Hôtel iPad à Londres http://www.the-berkeley.co.uk/

Le London’s Berkeley Hotel est peut-être l’hôtel le plus geek de Londres. En pleine folie iPad, l’hôtel anglais a bien senti le coup : il propose à tous ses clients de suite un iPad le temps du séjour. Avec l’iPad, l’hôtel propose ainsi tous les journaux, le top 5 des visites du moment à Londres spécialement créé par le concierge de l’hôtel, la grande classe !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Organiser des évènements humanisant les corporations, est-ce possible?

Team Building-activité de consolidation d'équipeL’écart ne cesse d’augmenter entre les valeurs personnelles, surtout celles des nouvelles générations et celles « réellement » implantées dans les entreprises.  

Voici comment nous pouvons diminuer cet écart concrètement.

Je ne ferai pas le procès des valeurs corporatives qui ne cessent de s’effriter avec l’usure des trimestres et la pression constante des actionnaires à augmenter le rendement.  N’étant pas un Don Quichotte des temps modernes, je préfère organiser des moments magiques ou la corporation offre à ses employés et clients de vivre des émotions qui illustrent des valeurs nobles et communes telles que : l’implication, être authentique, le dépassement, la solidarité, l’atteinte d’objectifs communs, le partage, faire la différence…

Parfois ces moments arrivent de manières spontanées et inattendues en évènement  par exemple un dirigeant qui demande spontanément une guitare au concierge de l’hôtel pour chanter des chansons autour du feu sur la plage ou bien même un participant qui doit revenir à la maison de toute urgence et qui reçoit le support sincère de tous ses collègues!

Il est possible de planifier, d’organiser et de provoquer des activités de team building que les participantes pourront prendre conscience de la puissance du partage, de la gratification de s’impliquer pour contribuer au bien-être des autres.  

Que ce soit de  peindre le mur d’une école, d’assemblée des sacs pour des malades, courir pour une cause, servir des repas aux gens démunis, ce n’est pas les occasions qui manquent.  Toutefois, choisissez le contexte et la tâche à réaliser avec jugement.  L’intention n’est pas de choquer les participants, ni de les faire sentir coupable de leur style de vie ou bien même de les rendre inconfortables.

Une activité que j’affectionne particulièrement est celle de préparer des bicyclettes pour des enfants issus de milieux défavorisés.  C’est très simple, séparez les participants en petites équipes et donnez-leur une fiche qui indique le nom d’un enfant ainsi que ses intérêts (ex : Léa, 5 ans, elle aime les princesses…).  Demandez-leur de préparer une carte, d’assembler une bicyclette et de la personnaliser en fonction des intérêts de l’enfant, car nous irons leur remettre plus tard.  Toutefois, vers la fin de l’activité,  les portes s’ouvrent et les enfants entrent dans la salle pour recevoir leur bicyclette.  C’est un moment très émouvant, pour tout le monde, je vous le garantis.

Voici quelques conseils pour organiser une telle activité :

1-     Choisir une association et décider du budget alloué à l’évènement : organiser une telle activité  même à titre de bénévole engendre tout de même des dépenses. Vous devez prévoir des transferts des enfants et l’achat de matériel, que ce soit bicyclette, outils, casques, cadenas, et accessoires pour personnaliser la bicyclette.

2-     Assurez-vous d’obtenir une bonne collaboration avec l’association, car l’implication d’intervenant que les jeunes enfants connaissent favorise les déplacements, l’accueil et les faire patienter…   De plus, ce représentant de l’association apporte un sens à l’activité en expliquant aux participants la raison d’être de l’association et l’impact de leur geste auprès des enfants.

3-     Assurez-vous d’avoir un moins un professionnel en bicyclette qui s’assure qu’elles sont sécuritaires et bien ajustées à l’enfant.

4-     Immortalisez ces moments uniques : ce type d’activité de consolidation d’équipe offre à tous des moments d’émotions inoubliables. Imaginez les sourires et l’intensité des émotions ressenties par les enfants et les participants lorsque les portent s’ouvre. Des rires, des larmes, mais surtout de très bons moments que personne ne pourra oublier !

Ce type d’activité ne peut être qu’un franc succès, car il n’y a pas meilleure façon de sensibiliser et réunir une équipe que de les faire intervenir ensemble autour de sujets et thématiques sociales et humaines. Les possibilités qui s’offrent à vous lorsque vous décidez d’organiser un tel évènement sont multiples, dépendamment du message que vous souhaitez leur transmettre : nettoyer une plage pour sensibiliser à l’environnement, réhabiliter des patins à glace pour les offrir à des enfants et leur apprendre à patiner, réaménager un parc détruit après une catastrophe naturelle, c’est vous qui choisissez ! Peu importe votre décision, soyez sensible à  de l’impact émotif que cela créera au sein de votre équipe et dont ils se souviendront toujours. 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Une délicieuse activité de groupe au menu !

Quand l’appétit va, tout va ! La cuisine est un lieu imparable pour discuter autour du langage universel de la gastronomie. C’est également une idée originale pour y concocter créativité, communication, et collaboration.

 

Une activité de consolidation d’équipe culinaire est tout autant un brise-glace puissant, qu’une activité nutritive qui incite les échanges entre participants.

Ce type d’activité est désormais populaire dans le monde entier, et se tient dans certaines écoles de cuisines, ou dans des lieux personnalisés et originaux. Des Chefs réputés et des hôtels 5 étoiles ouvrent désormais les portes de leurs cuisines pour les groupes, si vous savez le demander aux bonnes ressources ! Différentes options sont possibles dépendamment des objectifs souhaités pour cette activité. Voici donc différentes options possibles :

  • Travailler autour d’un produit local ou une spécialité (ex. : création de chocolat, confection ou décors de gâteaux, préparation de sauce salsa, etc.)
  • Cuisiner un repas complet que vos participants mangeront ensemble après la préparation et la cuisson. Des hors-d’œuvre accompagnés d’un verre de vin sont appréciés durant la préparation en équipe !
  • Découvrir la cuisine moléculaire, lorsque la nourriture devient une véritable science. Ce cours peut parfois ressembler à un cours de chimie, mais surprendra vos participants comme jamais !
  • Profitez d’un cours sur l’accord mets et vins, ou d’une dégustation, qui satisfera tant les épicuriens que les fins gourmets de votre groupe !
  •  Une compétition entre chefs, où les équipes devront s’affronter afin de créer les meilleurs plats à partir des mêmes ingrédients !

Bien que ce type d’activité puisse se faire dans n’importe quelle ville désormais, voici quelques adresses à Montréal :

Approche pédagogique :

  • À titre de centre d’excellence en matière d’enseignement spécialisé en tourisme, en hôtellerie et en restauration, l’ITHQ mise sur une approche pédagogique distinctive, des activités de recherche appliquée ainsi qu’une collaboration soutenue avec l’industrie dans le but de former une relève d’avant-garde et les chefs de demain. – Situé au centre-ville au 3535, rue St-Denis. Mise en place en auditorium et salle de classe. 

Restaurants et salles de banquets :

  • Le restaurant italien Buona Forchetta propose des ateliers culinaires interactifs permettant aux participants de se familiariser avec l’utilisation du beurre de cacao MYCRYO.  Des stations de travail ont été aménagées au sein de la cuisine à aire ouverte. – Situé au 2407 Mont-Royal Est – Activité offerte aux groupes de 8 personnes maximum.
  • Bien plus qu’un simple restaurant, le Raza est également une boutique offrant des produits faits maisons, et une cuisine pour des ateliers. L’option « apportez votre vin » permet de réduire le budget de l’activité, ou vous pouvez également faire venir un sommelier ou un importateur pour une dégustation de leurs produits. 2 options sont possibles à l’atelier : une formule « mettez la main à la pâte », ou une démonstration en direct – Situé au 114 Laurier Ouest – Ateliers offerts pour les groupes de 30 personnes maximum.

Ateliers spécialistes en activité de consolidation des équipes :

  •  Le mot d’ordre d’Ateliers & Saveurs est avant tout convivialité et partage. Fini les cours théoriques, ici la pratique prône ! Afin que chaque participant trouve du plaisir à apprendre, tout le monde participe à la confection des plats. Bien sûr, le Chef accompagne votre groupe tout au long du cours pour montrer comment réaliser la recette et pour livrer ses conseils et astuces de cuisine. Une fois les plats prêts, vos participants les dégusteront dans l’ambiance chaleureuse de la salle à manger. – Situé au 444 rue Saint-François Xavier – Ateliers accueillants jusqu’à 135 participants.
  • Que ce soit pour apprendre à cuisiner ou pour ajouter de l’exotisme à leur table, les chefs formateurs de l’Académie Culinaire sauront impressionner vos participants par leur savoir-faire culinaire. Durant un atelier, ils apprendront les notions permettant de savourer pleinement les bienfaits de l’art culinaire ! – Situé au 360 Champ-de-Mars – Ateliers pour les groupes jusqu’à 140 participants.
  • Chef en Vous est une expérience culinaire hors du commun. Spécialement conçue pour les activités corporatives, leurs ateliers offrent un environnement chaleureux visant le rapprochement et le développement des équipes. Avec leur équipe dynamique et professionnelle, ils accompagneront vos participants à travers les étapes d’un repas préparé par leurs soins selon un menu de votre choix. – Situé au 1751 Richardson, suite 1118. Les ateliers peuvent accueillir jusqu’à 50 personnes. Une cuisine temporaire (sans four) peut également être mise en place dans le hall adjacent à la cuisine principale, pouvant accueillir des groupes jusqu’à 500 participants.

Dépendamment de la formule souhaitée et de votre nombre de participants, vous serez surs de trouver une cuisine idéale pour votre groupe ! Avez-vous déjà participé à l’un de ces ateliers à Montréal ? N’hésitez pas à partager avec nous votre expérience !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3