Organiser un voyage de mobilisation magique grâce aux trois paramètres essentiels

voyage de mobilisation, organisation évènements, othentikaLe voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise.

Privatisation d’hôtels à Paris, d’un tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, d’une suite présidentielle à San Francisco, de cours de salsa à Buenos Aires ou d’un Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour reconnaître vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés.

Alors, comment bien le planifier ?

Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget.

Si un de ces paramètres est contraint, les deux autres en seront impactés.

1. Délai : s’y prendre à l’avance

Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparer un brief précis afin de le présenter à une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation.

Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations et plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent.
Donc, plus vous serez en avance et plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leur tarif et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe plus de 12 mois à l’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible.

2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP

La valeur ajoutée d’une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants.

En effet, a partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et en groupe est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction…

La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…).

Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala… C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi.

3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions !

Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, survol du volcan Arenal au Costa Rica … Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants.

Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourritures…) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations…).

Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un évènement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba..). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé !

N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation !

Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Événements wow : des suggestions et idées de salles à privatiser

The Rubell Family Museum - Miami | Othentika

The Rubell Family Museum - Miami

Lorsque l’on organise un évènement, que ce soit un voyage de mobilisation ou une réunion d’affaires, la soirée de gala est l’un des moments clefs de l’agenda. Il vous faut alors trouver des endroits inusités qui sauront créer un effet de surprise et d’exclusivité pour vos participants !

 

Voici quelques suggestions de salles exceptionnelles que nous avons déjà privatisées à travers le monde :

  • États-Unis – San Francisco – Suite Penthouse du Fairmont

http://www.fairmont.com/san-francisco

http://www.allelementsdesign.com/FairmontSF_ebrochure/music/ebrochure.html

L’hôtel Fairmont de San Francisco est un des seuls bâtiments à avoir résisté au tremblement de terre de 1906.  Superbe édifice historique, il est situé sur les hauteurs de Nob Hill. La magnifique suite Penthouse comprend, entre autres, une salle à manger formelle, une bibliothèque spectaculaire, une salle de billard, une cuisine tout équipée ainsi qu’une terrasse qui offre un panorama sur San Francisco à couper le souffle. La suite Penthouse permet d’accueillir jusqu’à 100 invités. Un endroit à ne pas manquer !

  • France – Paris – Le Musée des Arts Forains

http://www.arts-forains.com/

Niché au cœur du quartier de Bercy à Paris, abrité dans la halle aux vins construite par un élève d’Eiffel, ce musée spectacle vivant est une gigantesque scène où vos participants seront acteurs de leurs propres rêves. Son créateur, Jean-Paul Favand, a rassemblé depuis 35 ans des milliers d’objets rares : pièces foraines anciennes, objets du spectacle (Théâtre, music-hall) et objets de curiosité. De plus, il n’est possible de le visiter que sur réservation, donc c’est un lieu tout à fait unique à Paris !

  • Mexique – Riviera Maya – le parc de Xcaret

http://www.xcaret.com

Xcaret est un parc immense situé au sud de Cancún. La particularité de cet endroit est le côté culturel que vous pouvez offrir à vos participants. Cocktail sur le terrain de pelote maya avec démonstration privée et banquet sous une palapa géante avec spectacle de danse traditionnelle. C’est un endroit vraiment magique et incontournable !

  • États-Unis – South Beach– Musée Rubell Family Collection

http://rfc.museum/about-us

Ce musée d’art contemporain privé possède une architecture unique et une qualité d’expositions reconnues dans le monde entier. Crée en 1993, la collection de la famille Rubell et la fondation d’Art Contemporain proposent une extraordinaire atmosphère pour tous vos évènements corporatifs. Il saura surprendre vos invités, c’est certain !

  • Jamaïque – Montego Bay – Rose Hall Great House

http://rosehall.com/explore/rose-hall-great-house.html?gclid=CO3Kt8zForUCFQqk4AodxUUAIw

Cette belle demeure géorgienne est un endroit célèbre en Jamaïque. Elle a été construite en 1770 par George Ash et porte le nom de sa femme, Rosa. À cette époque, cette maison des maîtres contrôlait des plantations de canne à sucre de la région. La légende veut qu’elle soit hantée. C’est un endroit superbe pour faire un banquet dans les jardins et surtout jouer avec son côté mystique … De quoi effrayer vos participants en leur offrant une fantastique soirée !

  • Autriche – Vienne – Le musée Kunsthistorisches

http://www.khm.at/nocache/en/explore/angebote/renting-the-museum/

Le Kunsthistorisches Museum (Musée de l’histoire de l’art) fut construit en 1891 non loin du Palais impérial afin d’accueillir les vastes collections de la famille régnante. Avec ses innombrables chefs-d’œuvre et sa collection de Bruegel, la première au monde, il compte aujourd’hui parmi les plus grands musées du monde. Il est possible de privatiser : l’entrée principale et la galerie des bustes antiques, la galerie du premier étage et l’escalier principal ainsi que le hall Cupola. Si vous louez en plus des costumes pour vos invités, votre soirée restera gravée dans leur mémoire pour toujours.

  • Afrique du Sud – Cap Town – la LandBank

http://www.amazingspaces.co.za/location.php?type=5&id=2885

Avec son plancher original en marqueterie, son style Art déco et ses hauts plafonds, cette ancienne banque des années 20 est un endroit parfait à Cap Town pour offrir à vos participants une soirée Art déco ou Gospel. 

En trouvant des salles uniques et possédant des décors naturels puissants, vous pouvez ainsi diminuer la décoration tout en stimulant votre imagination.

Partout où vous irez se cachent des trésors comme ceux là à privatiser pour votre événement, alors, à vos recherches afin de dénicher la perle rare !

 

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3