Organiser un voyage de mobilisation magique grâce aux trois paramètres essentiels

voyage de mobilisation, organisation évènements, othentikaLe voyage de mobilisation reste l’un des leviers les plus efficace et rentable pour dépasser les objectifs de vente d’une entreprise.

Privatisation d’hôtels à Paris, d’un tour en montgolfière au lever du soleil en Arizona, d’une suite présidentielle à San Francisco, de cours de salsa à Buenos Aires ou d’un Opéra au Vietnam, rien n’est trop beau pour reconnaître vos employés ou clients. Cependant un programme de rêve ne suffit pas ! Une maladresse, un imprévu ou une simple faute d’organisation peut provoquer l’effet inverse sur les participants qui reviennent déçus, voire pire, démotivés.

Alors, comment bien le planifier ?

Comme dans tout projet, il y a trois aspects qui sont en vase communicant et qui sont à prendre en considération afin d’obtenir un résultat optimal : les délais, la qualité et le budget.

Si un de ces paramètres est contraint, les deux autres en seront impactés.

1. Délai : s’y prendre à l’avance

Nous vous conseillons de vous y prendre au moins 12 mois en avance. En premier, préparer un brief précis afin de le présenter à une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation.

Ensuite, l’agence évaluera les meilleures options afin de présenter ses recommandations pour l’ensemble de l’expérience. Plus l’agence aura d’informations et plus le voyage de mobilisation recommandé sera pertinent.
Donc, plus vous serez en avance et plus vous aurez du choix et un pouvoir de négociation important. Par exemple, les hôtels sont plus enclins à diminuer leur tarif et/ou offrir des gratuités lorsqu’ils peuvent confirmer un groupe plus de 12 mois à l’avance, car leur taux d’occupation est souvent plus faible.

2. Qualité : Que vos participants se sentent comme des VIP

La valeur ajoutée d’une agence évènementielle spécialisée en organisation de voyage de mobilisation est d’apporter créativité, rigueur, contacts, savoir-faire, et toutes les petites attentions privilégiées qui feront de ce voyage de mobilisation une expérience unique. Le succès d’un voyage de mobilisation réside dans le sentiment de reconnaissance qui sera vécu par les participants.

En effet, a partir du moment où ils quittent leurs maisons, et ce jusqu’à leur retour, vos participants doivent se sentir choyés, et pour cela, l’équipe qui les encadre doit être présente 24 h sur 24 h pour eux. Choisir un agenda équilibré entre temps libre et en groupe est important. Ceci permettra de valoriser les échanges, de créer une harmonie entre les participants, d’avoir accès plus personnellement à la direction…

La souplesse et la réactivité de l’encadrement doivent se manifester au quotidien afin de répondre à chacune des demandes des participants, et les aider lors de contraintes (maladie, perte de valise, retour anticipé…).

Sans oublier les petites attentions ! C’est sur elles que repose la réussite globale du voyage. Les cadeaux dans les chambres, les coupes de champagne, un accessoire thématique pour une soirée de gala… C’est de ça que vos participants vont se rappeler. Les moments agréables vont générer une bonne ambiance, clef de voûte d’un voyage de mobilisation réussi.

3. Budget : Ayez les moyens de vos ambitions !

Safaris en Afrique du Sud, dégustation de vins au Chili, dîner sur la muraille de Chine, survol du volcan Arenal au Costa Rica … Rien n’est trop beau pour épater vos participants. Le choix de la destination est donc très important et c’est un des éléments qui mobilisera ou pas vos participants.

Il est essentiel de faire un exercice budgétaire global dès le début, afin de vous assurer que vous aurez suffisamment de budget pour les dépenses de logistique de base (inscription, déplacement, hébergement, nourritures…) ainsi que les expériences à destination (soirée, activités, animations…).

Sans traverser la planète, il est tout à fait possible d’organiser un évènement exceptionnel dans une destination que les participants ont pu déjà découvrir (Mexique, Cuba..). L’approche préconisée est de faire découvrir la destination d’une manière différente et utiliser la puissance du groupe par la privatisation. Ainsi, même si vos participants sont déjà venus en famille à cette destination, vous leur ferez vivre des expériences uniques qu’ils ne pourraient pas s’offrir, ou auxquelles ils n’auraient jamais pensé !

N’oubliez pas d’inclure dans le budget une visite d’inspection : c’est un moment clef qui permettra de visualiser et de comprendre votre programme, mais aussi de vous rassurer sur les choix que vous devrez faire. Quelle que soit la destination, c’est l’originalité et le contenu du séjour qui comptent. Le temps et l’argent investi dans une visite d’inspection au début de la phase de production du programme vous permettra d’économiser beaucoup plus de lors de la préparation !

Pour conclure, l’exceptionnel est à la base d’un voyage de motivation.

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3


Othentika fait la manchette dans le journal Les Affaires !

Retrouvez l’entrevue de Nicolas Richard, Président d’Othentika, dans le dossier spécial voyage d’affaires de cette semaine.

 

 

Au programme, une réflexion sur la nouvelle tendance des voyages de motivation, qui se veulent dorénavant « communautaires », tant pour les PME que pour les grandes entreprises.

À lire ici, ou à retrouver dans votre journal, édition du 20 octobre 2012 !

À propos d’Othentika : Othentika est une agence événementielle et DMC de Montréal qui organise des événements et voyages corporatifs sur mesure pour les grandes organisations afin de mobiliser et reconnaitre leurs employés. Ces événements prennent plusieurs formes telles que : voyage de mobilisation,  réunion annuelle, NSM, congrès, lancement de produit, gala de reconnaissance, concours de vente, programme de mobilisation, national et international, consolidation d’équipe (team building) etc, et ce, en formules clés en main ou à la carte. www.othentika.com, 514-524-0000, @othentika, LinkedIn :http://m1p.fr/ry3